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Le vote du changement de syndic n'est que la moitié du chemin : reste la passation, ce moment où l'ancien cabinet doit remettre au nouveau la trésorerie, les archives et les comptes de la copropriété. La loi du 10 juillet 1965 (article 18-2) encadre cette transmission par des délais précis (15 jours, 1 mois, 2 mois) et prévoit une procédure efficace quand l'ancien syndic traîne les pieds.
Voici ce que dit exactement la réglementation, la checklist de reprise côté copropriétaires, et la riposte graduée si la transmission n'arrive pas.
Trois délais légaux que l'ancien syndic doit respecter
Dès la cessation de ses fonctions, c'est-à-dire le lendemain de la fin de son contrat ou de la prise d'effet du nouveau, l'ancien syndic est tenu de transmettre, sans qu'aucune mise en demeure préalable soit nécessaire :
| Délai | Ce qui doit être remis |
|---|---|
| 15 jours | La situation de trésorerie du syndicat, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque |
| 1 mois | L'ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés dans un format téléchargeable et exploitable |
| 2 mois (après l'expiration du délai d'un mois) | L'état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture, ainsi que le versement du solde des fonds disponibles |
Ces délais courent automatiquement : le nouveau syndic n'a rien à demander pour qu'ils s'appliquent. Le texte de référence est consultable sur Légifrance (loi du 10 juillet 1965).
Que contient concrètement la remise des archives ?
« L'ensemble des documents et archives » n'est pas une formule creuse. Doivent notamment changer de mains :
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division et leurs modificatifs ;
- les procès-verbaux d'assemblées générales et les feuilles de présence ;
- la comptabilité complète : appels de charges, grand livre, situation des impayés, budget prévisionnel ;
- les contrats en cours : entretien, assurance, personnel de l'immeuble (avec les dossiers salariés), fournisseurs d'énergie ;
- le carnet d'entretien, les diagnostics de l'immeuble, les dossiers de travaux et de sinistres en cours ;
- les accès au registre national d'immatriculation des copropriétés et, le cas échéant, l'extraction des données de l'extranet.
⚠️ Attention
La rétention d'archives n'est jamais un moyen de pression légitime : l'ancien syndic ne peut pas conditionner la remise des documents au paiement d'honoraires contestés ou de « frais de transfert de dossier » : de tels frais ne figurent pas parmi les prestations facturables du contrat type. Toute facturation de la passation elle-même doit vous alerter.
La checklist de reprise, côté conseil syndical
La qualité de la transition se prépare dès le vote. Trois temps :
- Avant l'assemblée : caler la prise d'effet du nouveau contrat de syndic sur la fin de l'ancien : pas un jour de vide, pas un mois de chevauchement. C'est au moment de la mise en concurrence que ce point se verrouille.
- Dans les 15 premiers jours : vérifier avec le nouveau syndic la réception de la situation de trésorerie, l'ouverture (ou le transfert) du compte bancaire séparé au nom du syndicat, la continuité de l'assurance de l'immeuble et des contrats critiques (chauffage, ascenseur, personnel).
- Dans les 2 à 3 mois : pointer l'état des comptes après apurement, la reprise des dossiers d'impayés (voir la gestion des impayés, les procédures en cours ne devant pas être interrompues), la mise à jour du registre d'immatriculation et l'information des copropriétaires sur les nouveaux interlocuteurs.
💡 Bon à savoir
Le nouveau syndic est votre meilleur allié dans la passation : c'est lui qui a intérêt à récupérer des comptes propres, et c'est lui que la loi arme pour agir contre son prédécesseur. Un cabinet expérimenté dans la reprise de mandats déroule cette checklist de lui-même. Posez la question lors de la sélection, c'est un vrai critère de choix parmi les missions qu'il aura à assumer.
L'ancien syndic traîne : la riposte graduée
Si les délais sont dépassés, la loi organise une procédure en deux temps, rapide et dissuasive :
- La mise en demeure : le nouveau syndic, ou le président du conseil syndical, adresse à l'ancien une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, listant précisément les documents et fonds manquants.
- Le référé : si la mise en demeure reste infructueuse, le président du tribunal judiciaire, statuant en référé, peut ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds, ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, et des dommages-intérêts si le retard a causé un préjudice au syndicat.
L'astreinte, une somme due par jour de retard, suffit généralement à débloquer la situation en quelques semaines. Ce recours appartient au syndicat : n'attendez pas que la situation s'enlise au point de paralyser la gestion, un scénario dont notre article sur la copropriété sans syndic montre le coût réel.
Les premières semaines du nouveau mandat
Une fois la transmission faite, le nouveau syndic doit rapidement remettre la gestion en ordre de marche : premiers appels de charges sur la base du budget voté, vérification des comptes repris (toute anomalie relevée dans l'état après apurement se signale par écrit), reprise du calendrier des travaux votés et préparation de la prochaine assemblée. C'est aussi le bon moment pour rebaser la copropriété sur des coûts de marché : notre analyse combien coûte votre syndic donne les repères, et le processus complet côté copropriétaires est déroulé dans Changer de syndic : les étapes.
L'essentiel à retenir
La passation entre syndics n'est pas une affaire de bonne volonté mais de délais légaux : trésorerie sous 15 jours, archives sous 1 mois, comptes apurés et solde des fonds sous 2 mois. En cas de blocage, mise en demeure puis référé sous astreinte. Anticipez-la dès le vote en calant les dates des contrats, et appuyez-vous sur un nouveau syndic rompu aux reprises de mandat. Si votre projet de changement en est encore au stade de la réflexion, notre guide pour changer de syndic vous accompagne de la première comparaison jusqu'à la passation.
Vos questions sur le sujet
Quels sont les délais de transmission entre l'ancien et le nouveau syndic ?
L'article 18-2 de la loi de 1965 impose trois délais à compter de la fin des fonctions : la situation de trésorerie sous 15 jours, l'ensemble des documents et archives du syndicat sous 1 mois, puis l'état des comptes après apurement et le solde des fonds sous 2 mois supplémentaires.
L'ancien syndic peut-il facturer des frais de transfert de dossier ?
Non. La transmission des archives et des fonds est une obligation légale de fin de mandat, pas une prestation : elle ne figure pas parmi les prestations facturables du contrat type. L'ancien syndic ne peut pas non plus retenir les documents en garantie d'honoraires contestés.
Que faire si l'ancien syndic ne transmet pas les documents ?
Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical lui adresse d'abord une mise en demeure en recommandé. Si elle reste sans effet, le président du tribunal judiciaire, statuant en référé, peut ordonner la remise des pièces et des fonds sous astreinte, avec intérêts et dommages-intérêts le cas échéant.
Le changement de syndic interrompt-il les procédures contre les impayés ?
Non, et c'est un point à surveiller de près : les dossiers de recouvrement en cours font partie des archives à transmettre, et le nouveau syndic doit les reprendre sans délai. Une procédure oubliée pendant la passation peut coûter cher au syndicat, notamment en cas de prescription.
