La gestion d'une copropriété peut devenir un véritable casse-tête pour le Syndic, surtout lorsque celle-ci se retrouve en difficulté financière.
Entre l'entretien quotidien de la copropriété, les travaux à effectuer et la gestion des impayés des copropriétaires, il peut être difficile de maintenir l'équilibre financier de la copropriété. Dans cet article, nous allons aborder les différentes étapes à suivre pour gérer efficacement une copropriété en difficulté financière.
IDENTIFIER LES CAUSES DES DIFFICULTÉS FINANCIÈRES
Les impayés des copropriétaires
Les impayés des copropriétaires sont la principale cause des difficultés financières en copropriété. Lorsque les copropriétaires ne paient pas leurs charges, cela peut entraîner un manque de liquidités pour la copropriété. Les impayés peuvent également entraîner une augmentation des charges de copropriété pour les copropriétaires à jour de leurs paiements, car ces derniers peuvent se retrouver en position de payer pour ceux qui ne payent pas, celà peut entrainer un cercle vicieux car ceux qui étaient solvables au début peuvent se retrouver eux aussi en difficulté financière et à leur tour ne peuvent plus payer leurs charges. Ce sont les impayés qui en bout de chaine causent systématiquement des difficultés financières. Ces impayés peuvent avoir plusieurs causes.
Les charges de copropriété trop élevées
Une mauvaise maitrise des charges par le syndic peut avoir des conséquences désastreuses sur les finances du syndicat des copropriétaires. Il appartient au syndic de veiller à ce que les différents contrats nécessaire au bon entretien de l'immeuble soient régulièrement remis en concurrence et négociés, faute de quoi les clauses d'indexation prévues dans ces derniers finissent par les faire arriver à des montants très elevés, ce qui entraine mécaniquement une qaugmentation des charges pour les copropriétaires et peut être in fine une cause d'impayés, les coprorpiétaires n'ont simplement pas les moyens de régler leurs charges.
Les travaux imprévus ou non planifiés
Certaines situations critiques imposent aux copropriétaires de réaliser des travaux urgents car vitaux pour leur copropriété, un problème structurel peut couter des dizaines voir des centaines de milliers d'euros aux copropriétaires et ceux-ci n'ont pas le choix, il en va de la "survie" de leur immeuble. Mais ces travaux non anticipés et urgents impliquent que les copropriétaires doivent payer à très court terme des sommes conséquentes ce qui peut être très difficile pour certains et générateur d'impayés.
LES ÉTAPES POUR METTRE EN PLACE UN PLAN DE REDRESSEMENT FINANCIER
Etape 1 : Faire le point sur la situation financière
Avant de mettre en place un plan de redressement, il est essentiel d'analyser la situation financière de la copropriété. Il est important de collecter toutes les informations nécessaires sur les dépenses et les recettes de la copropriété, ainsi que sur les dettes en cours. Les informations peuvent être obtenues auprès du syndic, qui doit fournir une comptabilité détaillée. L'idée étant de pouvoir quantifier précisément la dette afin d'avoir un objectif d'apurement précis.
Etape 2 : Identifier les principales causes de la difficulté financière
Une fois que vous avez une vision claire de la situation financière de la copropriété, il est important d'identifier les principales causes des difficultés financières. Cela peut inclure des dépenses excessives, des impayés, une mauvaise gestion des finances, ou encore des problèmes de structure ou de maintenance du bâtiment. L'identification des principales causes permettra de mettre en place des mesures correctives appropriées. Il conviendra d'identifier précisement les copropriétaires débiteurs et leur niveau de dette respectifs.
Etape 3 : Elaborer un plan de redressement financier
Une fois les principales causes identifiées, il faudra élaborer un plan de redressement financier. Le plan devrait inclure des mesures pour réduire les dépenses, augmenter les recettes, récupérer les impayés et améliorer la gestion des finances. Il est également important d'inclure un calendrier détaillé pour chaque mesure afin de pouvoir suivre les progrès et les résultats.
Etape 4 : Communiquer le plan aux copropriétaires
Une fois le plan de redressement financier élaboré, il est important de le communiquer aux copropriétaires. Il est essentiel que chacun soit conscient de la situation financière de la copropriété et des mesures qui seront prises pour remédier à la situation. La communication doit idéalement être effectuée lors d'une assemblée générale des copropriétaires afin que tous puissent connaitre en détail la situation.
Etape 5 : Mettre en place les mesures de redressement
La mise en place des mesures de redressement est la partie la plus importante du plan de redressement financier. Il conviendra d'appliquer à la lettre ce qui a été prévu. Il faudra en tout état de cause faire des arbitrages difficiles et parfois ne garder que ce qui est vital pour la copropriété et donc réduire au maximum les charges.
RÉDUIRE LES CHARGES DE COPROPRIÉTÉ
C'est le prérequis indispensable pour améilorer la situation financière de la résidence, il va donc falloir sur chaque poste de dépense se poser plusieurs questions : Est ce que la dépense est indispensable ? et est ce que j'ai un moyen de la réduire ou de la supprimer ?
Sur certaines dépenses il y a assez peu de leviers:
Le personnel d'immeuble, vous ne pourrez pas réduire le salaire de votre gardien ou vous en séparer facilement, ce poste est quasiment incompréssible.
L'assurance de la copropriété, elle est obligatoire, vous pouvez toutefois envisager d'augmenter la franchise applicable à votre contrat afin de faire diminuer au maximum la prime.
Sur d'autres, en revanche des actions sont souvent possibles:
Le contrat de ménage, vous pouvez diminuer la fréquence de passage de l'entreprise ou envisager d'arrêter le contrat, celà impliquera dans cette hypothèse que les occupants se chargent de le réaliser à tour de role (ce qui n'est en règle générale pas facile à organiser).
Il en va de même pour le contrat d'entretien des espaces verts.
Pour la consommation éléctrique, pas de réel levier vous pouvez installer des ampoules LED partout mais l'investissement ne sera pas immédiatement rentabilisé.
Pour le chauffage collectif, c'est probablement le poste le plus à même de faire complètement déraper les charges, quelques mesures permettant de diminuer la facture, planifier la mise en route du chauffage le plus tard possible et l'eteindre le plus tot possible. Négocier au maximum le contrat de fourniture d'énergie. Envisager toutes les mesures d'isolation faisant l'objet de subventions étatiques pour lesquelles les copropriétaires n'auraient pas besoin d'investir.
Il faut donc supprimer tout ce qui n'est pas indispensable et tacher d'optimiser au maximum tout le reste.
A QUEL MOMENT CONSIDÈRE T'ON QU'UNE COPROPRIÉTÉ EST EN DIFFICULTÉ FINANCIÈRE ?
Lorsqu'une copropriété rencontre des difficultés financières, il est nécessaire de nommer un mandataire ad hoc pour évaluer la situation et trouver des solutions visant à rétablir l'équilibre financier. Selon les normes en vigueur, une copropriété est considérée en difficulté financière lorsque le taux d'impayé atteint 25 % pour une copropriété comportant jusqu'à 200 lots principaux (habitation et commerces), et 15 % pour celles comprenant 201 lots ou plus.
Ce taux est apprécié lors de l'arrêt des comptes annuels, une copropriété est considérée en difficulté si son taux d'impayé atteint 25%. Toutefois, il convient de noter que les sommes exigibles dans le mois précédant l'arrêté des comptes ne sont pas considérées comme impayées. Ce pourcentage est calculé sur la base des sommes dues pour le budget prévisionnel, ainsi que pour les dépenses relatives aux travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble (à l'exclusion de la maintenance), aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, aux travaux d'amélioration, ainsi qu'aux études techniques telles que les diagnostics et les consultations.
Quand ce seuil est atteint le syndic doit suivre cette procédure :
Information du conseil syndical :
le syndic de copropriété doit en informer le conseil syndical par lettre recommandée avec avis de réception. Cette notification doit contenir l'état des impayés avant répartition, daté de la clôture des comptes, et doit être envoyée sans délai à chaque membre du conseil syndical.
Saisine du juge :
Le syndic dispose d'un délai d'un mois à partir de la clôture des comptes pour faire un recours auprès du tribunal compétent et demander la nomination d'un mandataire ad hoc. Si le syndic ne prend aucune mesure dans ce délai, le tribunal peut être saisi directement par les personnes suivantes : les copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix de la copropriété, le président du conseil syndical, un créancier dont les factures restent impayées depuis au moins 6 mois malgré un commandement de payer non respecté, le préfet ou le procureur de la République, le président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat ou le maire de la commune où est situé l'immeuble. Toute demande doit être accompagnée des pièces justificatives (factures impayées, lettres de rappel, mises en demeure, échanges de courriers divers...).
Attention : Les copropriétaires ou les créanciers qui ont saisi le tribunal doivent en informer le maire de la commune de l'immeuble et le préfet.
Désignation du mandataire ad hoc :
Le tribunal désigne, par ordonnance ou sur requête, un mandataire ad hoc dont il définit les missions et la rémunération. Le mandataire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique ou morale. Le tribunal peut entendre toute personne de son choix, membre du conseil syndical ou non. Les missions du mandataire ad hoc sont les suivantes : analyser la situation financière de la copropriété, vérifier l'état de l'immeuble pour assurer la sécurité des copropriétaires et des locataires, mener toute action de médiation et de négociation entre les parties, élaborer des recommandations pour rétablir l'équilibre financier. Le mandataire peut se faire assister à ses frais, sur autorisation du juge, par tout tiers de son choix pour mener à bien sa mission.
Obligations du syndic :
Le syndic est tenu de fournir au mandataire désigné l'ensemble des documents nécessaires pour réaliser sa mission. La transmission de ces documents doit être effectuée dans les 15 jours suivant la notification de l'ordonnance du juge au syndic.
