Les règles d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical sont en principe déterminées par le règlement de copropriété, mais dans les faits peu de règlements les évoquent. A défaut de stipulation du règlement sur cette question, il appartient à l’assemblée générale des copropriétaires de déterminer elle-même les modalités d’organisation et de fonctionnement du conseil syndical à la majorité de l’article 24.
L'ORGANISATION DU CONSEIL SYNDICAL
Le rôle président du conseil syndical
Personnage central de la copropriété, c’est l’interlocuteur privilégié du syndic. Il est élu parmi les membres du conseil syndical soit lors de l’assemblée qui élit le conseil soit lors de la première réunion de conseil syndical qui suit l’élection des membres.
Le président du conseil syndical assure la liaison entre les copropriétaires et le syndic, en portant à l’attention de ce dernier les problèmes rencontrés par les habitants.
Selon les modalités définies préalablement par le règlement de copropriété ou l’assemblée générale, il convoque les réunions de conseil syndical, tout en s’assurant de la disponibilité des membres dans la fixation de la date de la réunion. Il fixe l’ordre du jour de la réunion et en dirige les débats, à chaque fin d’exercice il établit un rapport annuel d’activité du conseil syndical à présenter en assemblée.
Les conseillers syndicaux
Le conseil syndical est généralement organisé selon la compétence et/ou la disponibilité des uns et des autres, chaque membre se voit attribuer une tache spécifique en fonction de l’immeuble (par exemple un membre se voit attribuer la gestion des questions relatives aux espaces verts de l’immeuble, un autre la comptabilité…). Le conseil syndical peut prévoir dans ses modalités d’organisation la création de commission portant sur des sujets divers et variés.
La possibilité d’assistance au conseil syndical
Le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix, cela permet d’obtenir l’avis de professionnels compétents sur des questions d’ordre juridique, technique ou financier dont le conseil est saisi. Les frais engagés pour le recours à l’assistance sont pris en charge par le syndicat des copropriétaires et réglés par le syndic.
LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL
Tout conseil syndical doit avoir un règlement de fonctionnement qui va venir déterminer les règles relatives à l’organisation des réunions ainsi que celles relatives aux modalités de prise de décision du conseil. Concernant les réunions, les règles doivent prévoir les modalités de convocation de celles-ci, tant au niveau de la forme et de l’initiative que du contenu. Cela peut bien sûr être à l’initiative du président mais aussi de tout autre membre. Il doit également être prévu la périodicité des réunions et la rédaction d’un compte rendu de réunion qui peut être diffusé aux copropriétaires ou affiché dans le hall.
Les modalités de scrutin doivent être définies afin d’encadrer la prise de décision du conseil syndical. Généralement il est retenu « un membre = une voix ». Il faut également prévoir le cas d’un partage de voix, on peut considérer que le président a une voie prépondérante ou bien que la décision soit favorable en cas de partage. La définition des modalités de scrutin par le règlement de copropriété ou par l’assemblée générale est donc essentielle car c’est selon ces mêmes modalités que doivent être rendus les avis du conseil syndical.
Pour les besoins de son fonctionnement, le conseil syndical peut être amené à engager des dépenses telles que des frais de déplacement, de téléphonie ou encore des achats de matériels. Ces frais sont considérés comme des dépenses d’administration courante et sont donc remboursables, le remboursement est effectué par le syndic sur présentation des justificatifs.
