Le rôle du Conseil syndical dans une copropriété est clairement défini par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. En dehors de l’assemblée générale le syndic de copropriété dispose de pouvoirs étendus, il est évidemment nécessaire de prévoir un organe de contrôle et c’est exactement ce qu’a fait le législateur en instituant le Conseil syndical. C’est un groupe de représentation des copropriétaires qui est élu par l’assemblée générale parmi les copropriétaires eux-mêmes. Deux missions essentielles sont confiées aux membres du conseil syndical, contrôler le syndic dans ses actes de gestion et l’assister dans l’administration et la conservation du syndicat des copropriétaires.
LA MISSION DE CONTRÔLE
La mission de contrôler le syndic de copropriété dans sa gestion ne peut bien entendu s’effectuer sans moyens mis à disposition du Conseil syndical. Pour cela, il dispose d’un droit de regard sur tous les documents afférents à la gestion du syndicat des copropriétaires et est fondé à en demander la communication ou la mise à disposition. De manière pratique, un conseil syndical est en droit de demander, dans le cadre d’une procédure contentieuse par exemple, la communication de l’intégralité des pièces du dossier (courriers avocat, copie jugement...). De la même manière et relativement à l’entretien de l’immeuble, il peut solliciter la communication de tous les contrats de maintenance, le cas échéant il peut demander au syndic la renégociation de certains contrats. La mission de contrôle du conseil syndical se matérialise également par la vérification active des comptes de l’exercice, les membres peuvent émettre leur avis sur la bonne tenue de la comptabilité du syndicat des copropriétaires devant l’assemblée générale.
LA MISSION D'ASSISTANCE
La mission d’assistance s‘effectue principalement en émettant des avis sur toutes les questions qui intéressent le syndicat des copropriétaires dont le syndic est saisi. Le conseil syndical, représentant des copropriétaires élu par l’assemblée générale, fixe les orientations de la copropriété en matière de travaux, d’entretien, demande de devis, étude de projet, valorisation du patrimoine… Il assiste le syndic dans l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale et peut demander l’inscription de résolution à soumettre au vote. A cet effet il pourra demander d’inscrire des travaux dans l’ordre du jour et plus généralement n’importe quelle question qu’il juge opportun de débattre et soumettre au vote (procédures, travaux d’amélioration, contrat d’entretien…).
L’assistance au syndic de copropriété prend également la forme de consultation obligatoire du conseil syndical par le syndic. Lorsqu’une dépense ou la passation d’un contrat excède un montant défini par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25, le conseil syndical est obligatoirement consulté. Il peut donc émettre un avis sur l’opportunité de la dépense et sur le choix du fournisseur.
Par ailleurs, le conseil syndical est un « référent » dans la copropriété, sa mission le conduit souvent à faire le lien entre les copropriétaires et le syndic, notamment dans la résolution de certains problèmes techniques en faisant remonter les informations au syndic ou en accueillant les entreprises pour diverses interventions de maintenance ou autres travaux.
LES DÉLÉGATIONS DU CONSEIL SYNDICAL
Il existe deux types de délégation de l’assemblée générale au conseil syndical, chacune doit faire l’objet d’une résolution inscrite à l’ordre du jour. La première est la délégation de pouvoir portant sur un acte ou une décision expressément déterminé, le cas assez fréquent est le choix d’une entreprise pour la réalisation de travaux décidés par l’assemblée, cette dernière valide le principe des travaux tant sur le plan financier que technique et délègue au conseil syndical le soin de retenir une des entreprises, étant précisé que ce choix ne peut porter que sur des entreprises dont le devis a été joint à la convocation.
L’autre délégation possible est celle faite pour autoriser le conseil syndical à décider de dépenses dont elle détermine l’objet et fixe le montant maximum. Par exemple l’assemblée peut décider d’accorder une délégation d’un montant de 2 000.00 euros pour la réalisation de travaux d’entretien sur les espaces verts de l’immeuble.
LA RESPONSABILITÉ DU CONSEIL SYNDICAL
Juridiquement un conseil syndical n’a pas de personnalité juridique, il ne peut donc faire des actes juridiques comme passer un contrat. La conséquence directe est que la responsabilité du conseil syndical ne peut être engagée, pour autant on ne peut pas parler d’irresponsabilité car il est demeure possible d’engager la responsabilité des membres de manière individuelle en cas de faute commise dans l’exercice du mandat. La jurisprudence reste néanmoins bienveillante avec les conseillers syndicaux, l’engagement de la responsabilité suppose de prouver une faute dans le contrôle de la gestion du syndic, dans les conditions d’engagement d’une dépense ou encore une collusion frauduleuse avec un prestataire ou le syndic. Le risque pour les membres du conseil syndical de voir leur responsabilité engagée a conduit une réponse ministérielle à recommander la souscription d’une assurance destinée à couvrir la responsabilité civile des conseillers.
L'OBLIGATION DE RENDRE COMPTE DE SA MISSION
Le conseil syndical dispose de pouvoirs relativement étendus, la contrepartie nécessaire est l’obligation de rendre compte de sa mission. En effet il a l’obligation de rendre compte devant l’assemblée de l’exécution de sa mission, pour cela un rapport descriptif des missions et avis rendus au cours de l’exercice doit être annexé à la convocation de l’assemblée générale. Cette obligation de rendre compte est encore plus étendue lorsque des délégations de pouvoir ont été accordées au conseil, dans ce cas il y a obligation de rendre compte de chacune des délégations devant l’assemblée.
