Frais abusifs de syndic : la liste de ce qu'il ne peut PAS vous facturer

Frais de relance à 30 €, « frais de dossier » au départ du syndic, photocopies facturées à prix d'or, état daté à 600 € : chaque année, des copropriétaires paient des sommes que leur syndic n'a tout simplement pas le droit de leur facturer. La règle du jeu est pourtant limpide depuis le contrat type obligatoire issu de la loi ALUR (décret du 26 mars 2015) : tout ce qui relève de la gestion courante est dans le forfait, et les prestations facturables en plus sont limitativement énumérées. Ce qui n'est pas sur la liste ne peut pas être facturé. Point.

Voici la liste à jour de ce qu'un syndic ne peut pas vous facturer, de ce qu'il peut facturer mais sous conditions strictes, et la méthode pour récupérer les sommes indûment payées.

La règle d'or : le forfait couvre tout, sauf la liste limitative

Le contrat type distingue deux masses :

• le forfait annuel, qui couvre l'intégralité de la gestion courante : assemblée générale annuelle (dans les horaires prévus au contrat), comptabilité, appels de charges, gestion des contrats et du personnel, archives, visites d'immeuble prévues au contrat ;
• les prestations particulières, facturables en sus, dont la liste est fixée par le décret du 26 mars 2015 en annexe du contrat type. Cette liste est limitative : le syndic ne peut pas y ajouter ses propres lignes, même en les faisant figurer au contrat.

Toute facturation hors liste est donc irrégulière, quelle que soit la présentation (« frais administratifs », « frais de gestion », « participation aux frais de dossier »). Pour la lecture complète du document, voir notre décryptage du contrat de syndic.

Ce que le syndic ne peut PAS vous facturer

La première relance simple

C'est l'abus le plus répandu. L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 ne permet d'imputer au copropriétaire débiteur que les frais nécessaires exposés à compter de la mise en demeure. Un courrier de relance simple, envoyé avant toute mise en demeure, ne peut donc pas vous être facturé : c'est la position constante de la répression des fraudes et des associations de consommateurs. Les « frais de relance » à 25 ou 40 € pour un premier rappel par courrier ordinaire sont contestables, et notre modèle de lettre de contestation des frais de relance permet d'en demander l'annulation.

Les frais de mutation au-delà de l'état daté plafonné

Lors de la vente d'un lot, le syndic établit l'état daté, facturable au vendeur mais plafonné à 380 € TTC par le décret du 21 février 2020, et par mutation, pas par lot vendu (un appartement et sa cave vendus ensemble = un seul plafond). Tout dépassement est indu. Quant au « pré-état daté », il n'est pas un document légalement obligatoire du syndic : le vendeur peut réunir lui-même les informations requises. Le détail est dans nos articles sur le prix plafonné de l'état daté et le pré-état daté.

Les « frais de clôture » au changement de syndic

Frais de transfert de dossier, de restitution des archives, de « fermeture de compte » : rien de tout cela ne figure sur la liste limitative. La transmission des documents et des fonds au syndic successeur est une obligation légale gratuite du syndic sortant. Ces lignes, qui visent surtout à dissuader les copropriétés de partir, sont indues.

Les photocopies, courriers et « frais administratifs » de gestion courante

La tenue des archives, l'envoi des appels de charges et la correspondance courante relèvent du forfait. Le syndic ne peut pas facturer des « frais de photocopies » forfaitaires annuels ni des « frais postaux » globalisés en plus du forfait. Seuls les frais d'affranchissement réels des envois recommandés obligatoires (convocations, notifications de procès-verbal) sont récupérables au titre des débours.

L'accès de base à l'extranet

Depuis la loi ALUR, le syndic professionnel doit proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété, sauf décision contraire de l'assemblée. Cet accès de base ne peut pas être facturé comme option : seul un service réellement supplémentaire, voté en assemblée, peut donner lieu à rémunération spécifique.

Les honoraires travaux sans vote

Les honoraires du syndic sur travaux ne sont dus que pour les travaux votés en assemblée générale hors budget courant, et leur taux doit être voté lors de la même assemblée que les travaux, ligne par ligne. Un pourcentage « par défaut » inscrit au contrat ne suffit pas, et aucun honoraire n'est dû sur les contrats d'entretien courants. Voir les honoraires travaux en détail.

L'assemblée générale annuelle et les réunions prévues au contrat

La préparation, la convocation, la tenue de l'assemblée générale annuelle et la rédaction du procès-verbal sont au forfait, dans la limite de la durée et des horaires prévus au contrat. Le piège se niche dans les paramètres : un contrat qui ne prévoit l'AG qu'en journée, dans une copropriété qui se réunit toujours en soirée, transforme chaque assemblée en supplément facturé. Ce n'est pas illégal si c'est écrit, mais c'est le signe d'un contrat calibré pour générer des annexes : vérifiez ces lignes avant de signer, pas après.

Les doubles facturations déguisées

Dernière famille, la plus insidieuse : facturer deux fois la même chose sous deux intitulés. Exemples récurrents relevés dans les comptes de copropriétés : des « frais de gestion des sinistres » forfaitaires alors que le suivi des sinistres courants relève de la gestion de l'immeuble ; des « honoraires de suivi » sur un contrat d'entretien déjà couvert par le forfait ; des vacations facturées pour une visite d'immeuble pourtant incluse au contrat. La parade est simple : pour chaque ligne hors forfait, exigez la référence exacte de la prestation particulière au contrat. Pas de référence, pas de paiement.

Ce que le syndic peut facturer, mais sous conditions strictes

Prestation	Facturable ?	Condition ou plafond
Première relance simple	Non	Article 10-1 : rien avant la mise en demeure
Mise en demeure (LRAR)	Oui, au débiteur	Frais nécessaires, montant proportionné
Frais de recouvrement postérieurs	Oui, au débiteur	Liste de l'article 10-1 : relances après mise en demeure, protocole, hypothèque
État daté (vente)	Oui, au vendeur	Plafond 380 € TTC par mutation
Assemblée générale supplémentaire	Oui, au syndicat	Prestation particulière prévue au contrat, tarif affiché
Heures d'AG au-delà de la durée incluse	Oui	Tarif horaire prévu au contrat, horaires de référence respectés
Honoraires sur travaux votés	Oui	Taux voté en AG avec chaque décision de travaux
Frais de transfert au syndic suivant	Non	Obligation légale gratuite du syndic sortant
Extranet de base	Non	Inclus depuis la loi ALUR

Où chercher les abus : la méthode de contrôle annuelle

Les lignes irrégulières ne s'annoncent pas : elles se découvrent. Trois points de contrôle suffisent à passer une copropriété au crible chaque année :

1. La fenêtre de consultation des pièces. Entre la convocation et la tenue de l'assemblée générale d'approbation des comptes, l'article 18-1 de la loi de 1965 donne à tout copropriétaire accès aux pièces justificatives des charges. C'est le moment de rapprocher les honoraires facturés du contrat : une heure de vérification y suffit généralement.
2. Le relevé général des dépenses : repérez les intitulés flous (« frais divers », « frais administratifs », « débours ») et les honoraires du syndic hors ligne « forfait ». Chaque euro versé au cabinet doit se rattacher soit au forfait, soit à une prestation particulière identifiée, soit à un vote d'assemblée.
3. Votre décompte individuel : les frais imputés à votre seul lot (relances, état daté, copies) sont les plus souvent irréguliers, et les plus faciles à contester puisqu'ils vous visent personnellement.

Le conseil syndical, qui peut exiger tout document en cours d'année, est l'échelon naturel pour ce contrôle ; un copropriétaire seul peut néanmoins le mener lors de la fenêtre annuelle.

Comment contester une ligne abusive et récupérer votre argent

1. Demandez le détail écrit de la ligne contestée : intitulé exact, prestation correspondante, référence au contrat. Beaucoup de « frais divers » ne survivent pas à cette simple demande.
2. Vérifiez la liste limitative : la prestation figure-t-elle à l'annexe du contrat type ? À défaut, elle est indue ; si elle y figure, le tarif était-il bien affiché au contrat, et la condition (mise en demeure préalable, vote en AG) remplie ?
3. Contestez par lettre recommandée, en demandant l'annulation de la ligne ou le remboursement : notre modèle de lettre de contestation s'y prête directement. Continuez de payer le reste de vos charges : on conteste une ligne, pas l'appel de fonds entier (la méthode complète est dans contester ses charges de copropriété).
4. Escaladez si nécessaire : conseil syndical, médiateur de la consommation du cabinet, signalement à la DGCCRF via SignalConso, qui contrôle activement les facturations non conformes au contrat type. Les sommes indûment perçues se récupèrent, au besoin devant le tribunal, dans la limite de la prescription de cinq ans.

L'essentiel à retenir

Retenez le triptyque : rien avant la mise en demeure pour les frais de recouvrement, 380 € TTC maximum pour l'état daté, rien hors liste limitative pour tout le reste. Un contrat truffé de prestations particulières douteuses est rarement un accident : c'est un modèle économique. Si le vôtre en relève, la réponse durable n'est pas de contester ligne à ligne chaque trimestre, mais de remettre le contrat en concurrence : comparez les syndics de votre secteur et jugez sur pièces, forfait ET annexes, ce que facture réellement le marché, en complément de notre analyse du coût réel d'un syndic.