Sommaire
- L'état daté, c'est quoi exactement ?
- Le prix : 380 € TTC maximum, par mutation
- Ce que l'état daté doit contenir : trois parties
- Qui paie l'état daté ? Le vendeur, et lui seul
- Qui le commande, quand, et que faire s'il n'arrive pas ?
- Les abus les plus fréquents, et comment les contrer
- L'essentiel à retenir
Vous vendez votre appartement et le syndic vous facture l'état daté 450 €, 520 €, parfois davantage « frais annexes » compris ? Retenez un chiffre : 380 € TTC. C'est le plafond légal, fixé par décret, que le syndic ne peut dépasser sous aucun prétexte. Ce document, exigé par le notaire avant la signature de l'acte de vente, est pourtant l'un des postes les plus abusivement facturés en copropriété : dépassements directs, facturation « par lot », frais additionnels déguisés. Cet article vous donne le prix exact, le contenu obligatoire, qui paie, et comment refuser de payer un centime de plus.
L'état daté, c'est quoi exactement ?
L'état daté est le document comptable que le syndic établit lors de la vente d'un lot, à la demande du notaire, pour faire le point sur les sommes liées au lot vendu. Prévu par l'article 5 du décret du 17 mars 1967, il photographie la situation financière du vendeur vis-à-vis de la copropriété à la date de la vente. C'est sur cette base que le notaire répartit les comptes entre vendeur et acquéreur, et que le syndicat peut, le cas échéant, former opposition sur le prix de vente pour récupérer des impayés.
Ne le confondez pas avec le pré-état daté, remis au stade du compromis : celui-ci n'est pas un document obligatoire du syndic, son prix n'est pas plafonné, et le vendeur peut en réunir lui-même les informations gratuitement. L'état daté, lui, est établi une seule fois, juste avant l'acte authentique, et son prix est verrouillé par la loi.
Le prix : 380 € TTC maximum, par mutation
Depuis le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, applicable aux ventes depuis le 1er juin 2020, les honoraires du syndic pour l'établissement de l'état daté sont plafonnés à 380 € TTC. Trois précisions font toute la différence en pratique :
- Le plafond s'entend toutes taxes comprises : un syndic qui facture « 380 € HT » dépasse le plafond de 76 €.
- Il s'applique par mutation, pas par lot : si vous vendez un appartement avec sa cave et son parking dans la même vente, c'est un seul état daté à 380 € maximum, pas trois.
- Il est global : le syndic ne peut pas y ajouter des « frais de dossier mutation », « frais d'envoi au notaire » ou « frais de questionnaire notaire » qui reviendraient à contourner le plafond. La jurisprudence constante condamne ces facturations satellites lorsqu'elles recouvrent la même prestation.
💡 Où en est le plafond en 2026 ?
Les organisations professionnelles de l'immobilier contestent ce plafond depuis son origine et ont porté le débat jusque devant le Conseil d'État pour obtenir sa révision. À ce jour, aucun texte n'est venu le modifier : 380 € TTC reste le maximum légal applicable. Tant qu'un décret revalorisé n'est pas publié au Journal officiel, toute facturation supérieure est contestable, quelle que soit la communication du cabinet.
Ce que l'état daté doit contenir : trois parties
| Partie | Contenu | Qui est concerné |
|---|---|---|
| 1. Sommes dues par le vendeur | Provisions exigibles, charges impayées, avances remboursables, cotisations au fonds de travaux appelées et non réglées, emprunts du syndicat | Le notaire les retient sur le prix de vente |
| 2. Sommes dont le syndicat pourrait être créancier | Provisions du budget non encore exigibles, régularisation des charges de l'exercice en cours, travaux votés non encore appelés | Alerte l'acquéreur sur ce qui arrive |
| 3. Sommes qui incomberont au nouveau propriétaire | Reconstitution d'avances, quote-part du fonds de travaux attachée au lot, prochaines provisions | Base de calcul des comptes de la vente |
Cette photographie détermine notamment qui paie les charges l'année de la vente et le sort des travaux votés avant la signature : deux sujets où les mauvaises surprises se chiffrent en milliers d'euros.
Qui paie l'état daté ? Le vendeur, et lui seul
L'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 range les honoraires d'état daté parmi les frais imputables au seul copropriétaire concerné : c'est donc le vendeur qui le paie, jamais le syndicat des copropriétaires, et il ne peut pas être répercuté sur l'acquéreur. Le montant apparaît en général sur le décompte du notaire ou sur un appel du syndic au moment de la vente.
Vérifiez au passage votre contrat de syndic : le tarif de l'état daté doit y figurer, dans la limite du plafond. Un contrat qui affiche 450 € n'autorise pas pour autant le dépassement, le décret prime. Notre décryptage du contrat de syndic explique comment lire cette grille de prestations particulières.
Qui le commande, quand, et que faire s'il n'arrive pas ?
En pratique, c'est le notaire chargé de la vente qui demande l'état daté au syndic, quelques semaines avant la date prévue pour l'acte authentique, au moyen d'un questionnaire accompagné des références du lot. Le document doit être suffisamment récent pour refléter la situation comptable au jour de la vente : un état daté vieux de plusieurs mois sera redemandé, et refacturé, d'où l'intérêt de caler la demande sur le calendrier réel de la signature.
Le point de friction classique, très présent sur les forums de vendeurs : le syndic qui tarde à établir le document, alors que la signature approche. Aucune vente ne peut se conclure sans lui, et certains cabinets s'en servent comme d'un levier, notamment quand le vendeur conteste des sommes. Les réflexes efficaces :
- faire relancer le syndic par le notaire, dont les demandes sont rarement ignorées longtemps ;
- doubler d'une relance écrite du vendeur, rappelant que le retard qui fait échouer ou reporter la vente engage la responsabilité du syndic sur le fondement de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ;
- en cas de blocage persistant, adresser une mise en demeure chiffrant le préjudice (frais de report, pénalités du compromis, perte de l'acquéreur).
Un cabinet organisé produit un état daté en quelques jours : les données sortent directement de sa comptabilité. Les délais de plusieurs semaines traduisent une désorganisation, pas une difficulté technique.
Les abus les plus fréquents, et comment les contrer
- Le dépassement pur et simple (400 à 600 € constatés) : réclamez par écrit le remboursement de l'excédent en citant le décret n° 2020-153.
- La facturation par lot : 380 € pour l'appartement, 380 € pour le parking vendu avec. Illégal dès lors qu'il s'agit de la même mutation.
- Les frais satellites : « frais de mutation », « transmission notaire », « mise à jour du fichier copropriétaires » facturés en plus. Demandez à quelle prestation distincte de l'état daté ils correspondent ; sans réponse sérieuse, contestez-les comme frais abusifs.
- Le pré-état daté surfacturé en amont : 200 à 600 € pour un document que rien n'impose de commander au syndic. C'est l'angle mort le plus coûteux de la vente.
La marche à suivre en cas de dépassement : courrier recommandé au syndic demandant le remboursement sous 15 jours, copie au notaire et au conseil syndical. Sans régularisation, signalement à la DGCCRF via SignalConso et, pour les montants en jeu, contestation devant le tribunal. Dans les faits, la quasi-totalité des cabinets régularisent dès le recommandé : le texte est sans ambiguïté.
⚠️ Ne payez pas pour débloquer, payez « sous réserve »
Le syndic détient un levier : sans état daté, pas de signature. Si le calendrier de la vente presse, réglez la facture en indiquant par écrit que le paiement est effectué sous réserve de contestation du montant excédant le plafond légal, puis réclamez le trop-perçu. Vous ne bloquez pas la vente et vous préservez vos droits.
L'essentiel à retenir
L'état daté est établi par le syndic pour le notaire, payé par le vendeur, et plafonné à 380 € TTC par mutation, tout compris : ni supplément par lot, ni frais annexes, ni « HT » créatif. Son contenu en trois parties conditionne la répartition des charges et travaux entre vendeur et acquéreur, détaillée dans notre liste complète des frais de vente côté vendeur et notre checklist des documents avant achat. Et si votre syndic pratique ce genre de facturation créative sur les mutations, il la pratique probablement ailleurs : comparez les syndics de votre secteur pour mesurer ce que coûte vraiment votre contrat, poste par poste.
Vos questions sur le sujet
Le plafond de 380 € s'applique-t-il si je vends l'appartement et le parking ensemble ?
Oui : le plafond s'applique par mutation, pas par lot. Un appartement vendu avec sa cave et son parking dans le même acte donne lieu à un seul état daté, facturé au maximum 380 € TTC au total. La facturation par lot est un contournement illégal du décret.
L'état daté est-il obligatoire pour vendre ?
Oui, dès que le lot se situe dans une copropriété dotée d'un syndic : le notaire l'exige avant l'acte authentique pour arrêter les comptes entre vendeur, acquéreur et syndicat. Sans syndic en exercice, personne ne peut l'établir, et la vente se retrouve juridiquement bloquée.
Puis-je établir l'état daté moi-même pour éviter les frais ?
Non : l'état daté est un document comptable du syndic, seul détenteur des comptes du syndicat. Ce que vous pouvez réunir vous-même gratuitement, ce sont les informations financières du stade du compromis, celles que les cabinets facturent sous l'appellation de pré-état daté, non obligatoire et non plafonné.
Que faire si le syndic facture plus de 380 € ?
Payez sous réserve écrite pour ne pas bloquer la vente, puis réclamez le trop-perçu par lettre recommandée en citant le décret n° 2020-153, copie au notaire. Sans remboursement, signalez le cabinet à la DGCCRF via SignalConso : la facturation au-dessus d'un prix réglementé est une infraction.
