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Vous découvrez sur votre appel de charges des lignes « frais de relance : 35 € », « frais de mise en demeure : 90 € », parfois « frais de constitution de dossier » ou « frais de suivi », alors que votre retard de paiement se comptait en jours. C'est l'un des abus les plus signalés par les copropriétaires : la loi encadre strictement les frais de recouvrement, et une grande partie de ceux qui sont facturés ne sont tout simplement pas dus.
Cette lettre sert à contester ces frais ligne à ligne, à exiger leurs justificatifs et à obtenir leur remboursement (ou leur annulation sur votre compte), sans vous fâcher avec la copropriété ni cesser de payer vos charges.
La règle : l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965
L'article 10-1 de la loi de 1965 pose le principe : seuls sont imputables au copropriétaire débiteur les frais nécessaires exposés par le syndicat à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée.
Deux conséquences très concrètes :
- Avant toute mise en demeure, rien n'est facturable : la première lettre de relance simple, le courriel de rappel, l'appel téléphonique ne peuvent pas vous être comptés. C'est la position constante de la jurisprudence et des associations de consommateurs.
- Après la mise en demeure, seuls les frais nécessaires au recouvrement peuvent être imputés au copropriétaire : des relances multiples ou des frais de constitution ou de suivi de dossier peuvent donc être contestés lorsqu'ils ne correspondent pas à des diligences nécessaires ou, lorsque le contrat type l'exige, à des diligences exceptionnelles..
S'y ajoute le contrat type (décret du 26 mars 2015) : les prestations particulières facturables sont limitativement énumérées et leur tarif doit figurer dans le contrat de syndic voté en assemblée. Le tarif des prestations de recouvrement facturées par le syndic doit également être prévu au contrat type ; leur imputation au copropriétaire reste toutefois soumise aux conditions de l'article 10-1, notamment au caractère nécessaire des frais
| Ligne facturée | Imputable au copropriétaire ? |
|---|---|
| Relance simple (courrier, mail, appel) avant mise en demeure | Non : antérieure à la mise en demeure (art. 10-1) |
| Mise en demeure par lettre recommandée | Oui, si la créance est justifiée et le tarif prévu au contrat |
| Relances multiples rapprochées après mise en demeure | Contestable : le caractère « nécessaire » de chacune doit être démontré |
| « Frais de constitution de dossier », « frais de transmission à l'avocat » | Contestable : ces frais ne sont imputables que dans les conditions prévues par l'article 10-1 et le contrat type, notamment en cas de diligences exceptionnelles pour certaines prestations de constitution ou de suivi de dossier. |
| Frais d'avocat du syndicat hors condamnation | Non imputables automatiquement : ils relèvent du juge (dépens, article 700) |
Le modèle de lettre
À envoyer en recommandé avec accusé de réception. Continuez impérativement à régler vos charges courantes en parallèle.
[Prénom Nom]
[Adresse], lot n° [numéro de lot]
[Code postal, Ville]
À l'attention de [Nom du syndic]
[Adresse du cabinet]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : contestation de frais de relance et de recouvrement, demande de justificatifs et de remboursement (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965)
Madame, Monsieur,
Mon relevé de compte de copropriétaire du [date] fait apparaître les frais suivants : [liste précise : intitulé, date, montant de chaque ligne contestée], pour un total de [montant] euros.
En application de l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965, seuls peuvent m'être imputés les frais nécessaires exposés à compter d'une mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée. Or [choisir : je n'ai reçu aucune mise en demeure préalable / la ligne du (date) correspond à une simple relance antérieure à toute mise en demeure / ces frais ne correspondent à aucune diligence nécessaire, la régularisation étant intervenue dès le (date)].
Je vous demande en conséquence : premièrement, de me communiquer le justificatif de chacune de ces lignes (nature de la diligence, date, copie du courrier concerné) ainsi que la disposition du contrat de syndic en fixant le tarif ; deuxièmement, d'annuler les frais indûment portés à mon compte et de m'en rembourser le montant, soit [montant] euros, sous quinze jours.
À défaut de régularisation dans ce délai, je saisirai le conseil syndical et me réserve le droit de porter le litige devant la juridiction compétente.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Personnaliser sa contestation : la méthode qui fonctionne
- Contestez ligne à ligne, jamais en bloc : reprenez chaque intitulé, sa date, son montant. Une contestation globale (« vos frais sont abusifs ») est facile à ignorer.
- Reconstituez la chronologie : date d'exigibilité de la charge, date de votre paiement, date de chaque courrier reçu. Si la « relance » précède la mise en demeure, le débat est clos.
- Confrontez au contrat : le tarif de chaque prestation particulière doit y figurer. Demandez la page exacte, beaucoup de cabinets facturent des grilles internes jamais votées. Notre modèle de demande de documents au syndic peut compléter la démarche.
- Ne retenez jamais vos charges courantes en compensation : vous deviendriez réellement débiteur, et le syndic aurait beau jeu d'empiler de nouveaux frais, cette fois justifiés. La procédure de recouvrement des impayés jouerait alors contre vous.
💡 Bon à savoir
Si votre compte est réellement débiteur, contester les frais ne vous dispense pas de payer le principal. Réglez la dette non contestée, puis contestez les frais : votre position n'en sera que plus solide.
Et si le syndic ne répond pas ?
- Relance puis mise en demeure de rembourser (notre modèle de mise en demeure du syndic).
- Saisissez le conseil syndical : les frais abusifs concernent potentiellement tous les copropriétaires, et le sujet peut être porté en assemblée générale.
- Conciliateur de justice, puis tribunal : pour quelques dizaines ou centaines d'euros, la conciliation suffit souvent, le syndic sachant sa position fragile.
- Élargissez le diagnostic : des frais de relance injustifiés accompagnent rarement seuls ; consultez notre liste des frais abusifs de syndic et les signes d'un syndic abusif. Si le schéma se confirme, la contestation des charges et, à terme, le changement de syndic sont les vraies réponses.
L'essentiel à retenir
Aucun frais de recouvrement n'est dû avant une mise en demeure, et seuls les frais nécessaires le sont après : l'article 10-1 est de votre côté. Une lettre recommandée, précise et chronologique, obtient le remboursement dans la majorité des cas. Et si votre syndic vit de ces petites lignes, c'est un signal : comparez les contrats des syndics de votre secteur pour mesurer ce que facture réellement le marché.
Vos questions sur le sujet
Une simple relance par courrier ou par mail peut-elle m'être facturée ?
Non. L'article 10-1 de la loi de 1965 ne rend imputables que les frais nécessaires exposés à compter de la mise en demeure. Tout ce qui précède (courrier simple, mail, appel) reste à la charge du syndicat, quelle que soit la grille tarifaire du cabinet.
Dois-je payer les frais contestés en attendant la réponse ?
Réglez vos charges courantes et le principal non contesté, et contestez les frais par écrit : ne pratiquez jamais de compensation sauvage. Si vous cessez de payer, vous devenez réellement débiteur et le syndic pourra facturer de nouveaux frais, cette fois justifiés.
Le syndic peut-il m'imputer ses frais d'avocat ?
Pas automatiquement. Les frais de justice sont répartis par le juge (dépens et article 700 du code de procédure civile) : une ligne « frais d'avocat » portée d'office sur votre compte, sans décision de justice, est contestable.
Vers qui me tourner si le syndic maintient les frais ?
Dans l'ordre : mise en demeure de rembourser, saisine du conseil syndical (le sujet concerne potentiellement tout l'immeuble), conciliateur de justice, puis tribunal. Pour des montants modestes, la conciliation aboutit souvent, le syndic sachant sa position fragile.
