Modèle de mise en demeure de payer les charges (syndic bénévole/CS)

Dans une copropriété gérée par un syndic bénévole ou un syndic coopératif, c'est vous, copropriétaire élu, qui devez réclamer leur dû aux voisins qui ne paient plus. Exercice inconfortable (on croise le débiteur dans l'escalier), mais vital : chaque euro impayé est avancé par les autres copropriétaires, et une petite copropriété bascule vite dans la spirale des comptes bloqués. La mise en demeure est l'acte qui fait tout basculer juridiquement : elle déclenche le compte à rebours de 30 jours de l'article 19-2 de la loi de 1965, arme redoutable et pourtant méconnue des syndics non professionnels.

Ce modèle est conçu pour le syndic bénévole ou coopératif ; il vaut aussi pour vérifier qu'un syndic professionnel fait correctement son travail de recouvrement.

La base légale : l'article 19-2 et ses effets massue

Le socle du recouvrement des charges tient en trois textes :

• L'article 19-2 de la loi du 10 juillet 1965 : si une provision n'est pas versée à sa date d'exigibilité, et après une mise en demeure restée infructueuse pendant 30 jours, certaines sommes peuvent devenir immédiatement exigibles : les provisions non encore échues du budget prévisionnel, les sommes restant dues au titre des exercices précédents après approbation des comptes et les cotisations au fonds de travaux, dans les conditions prévues par la loi. Le président du tribunal judiciaire, saisi selon la procédure accélérée au fond, peut alors être sollicité pour en obtenir le paiement.
• L'article 10-1 de la même loi : les frais nécessaires exposés par le syndicat à compter de la mise en demeure (relances ultérieures, huissier, droits de recouvrement) sont à la charge du seul copropriétaire débiteur, et non répartis entre tous.
• L'article 42 : les actions en recouvrement se prescrivent par 5 ans. Ne laissez jamais vieillir une créance.

La forme compte autant que le fond : la mise en demeure doit être notifiée selon les modalités légalement prévues, en principe par voie électronique, sauf si le copropriétaire a expressément demandé à recevoir les notifications par voie postale. Dans ce cas, elle peut notamment être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit mentionner explicitement qu'il s'agit d'une mise en demeure et détailler les sommes réclamées. Une simple relance amicale ne produit pas les mêmes effets juridiques.

Le modèle de lettre

Personnaliser la lettre, sans l'affaiblir

• Le décompte doit être exact et vérifiable : chaque ligne correspond à un appel de fonds daté, lui-même adossé au budget voté ou à une résolution de travaux. Une erreur de quelques euros offre au débiteur un angle de contestation.
• Réclamez uniquement des sommes exigibles : provisions échues et appels travaux dont la date d'exigibilité est passée. Les provisions futures ne deviennent exigibles qu'après l'expiration du délai de 30 jours, pas avant.
• Gardez la porte amiable ouverte : la phrase sur l'échéancier ne coûte rien juridiquement et débloque beaucoup de situations. Notre modèle de demande d'échéancier montre le point de vue du débiteur de bonne foi.
• Les erreurs classiques à éviter : oublier la mention « mise en demeure » dans l'objet et le corps ; envoyer en courrier simple ; menacer de pénalités ou d'intérêts non prévus ; mélanger dans le décompte des frais de relance antérieurs à la mise en demeure (ils ne sont pas imputables au débiteur, comme le rappelle notre article sur les frais de relance contestables) ; adresser la lettre au locataire (les charges sont dues par le copropriétaire, jamais par son locataire).

Et si le copropriétaire ne paie toujours pas ?

Passé 30 jours sans paiement intégral, vous disposez d'un arsenal gradué :

1. La procédure accélérée au fond de l'article 19-2 : le président du tribunal judiciaire condamne le débiteur au paiement de toutes les provisions devenues exigibles. C'est la voie reine, rapide, conçue précisément pour les charges.
2. L'injonction de payer pour les sommes échues, procédure écrite et peu coûteuse, adaptée aux petits montants non contestés.
3. Les sûretés : le syndicat bénéficie d'une hypothèque légale sur le lot du débiteur (article 19 de la loi de 1965), et en cas de vente du lot, il fait opposition sur le prix entre les mains du notaire.
4. En dernier ressort, la saisie immobilière du lot, pour les dettes lourdes et anciennes.

À chaque étape, documentez : mise en demeure, décomptes, procès-verbaux d'AG approuvant les comptes. Notre guide complet de la gestion des impayés en copropriété déroule la procédure de bout en bout, et l'article que faire quand un voisin ne paie pas ses charges répond aux questions des autres copropriétaires, qui financent l'attente. En cas de vente du lot en cours de procédure, lisez aussi qui paie les charges impayées de l'ancien propriétaire.

L'essentiel à retenir

Une mise en demeure de payer les charges se fait en recommandé, mentionne expressément l'article 19-2, détaille les sommes exigibles et fixe le délai de 30 jours ; passé ce délai, toutes les provisions de l'exercice deviennent exigibles et la procédure accélérée au fond permet une condamnation rapide. C'est l'acte que tout syndic, bénévole ou non, doit envoyer sans tarder dès le premier trimestre impayé. Si la gestion des impayés dépasse ce que votre équipe bénévole peut porter, c'est souvent le signal qu'un professionnel se justifie : comparez les syndics de votre secteur pour mesurer ce que coûterait vraiment cette tranquillité.