L'ancien syndic peut-il facturer la préparation de la passation ?

Non : la remise des archives, des fonds et des états de comptes est une obligation légale attachée à la fin du mandat, pas une prestation. Des frais de « transfert de dossier » ou de « clôture » facturés au syndicat à cette occasion sont contestables et doivent être refusés.

Que se passe-t-il si des documents sont définitivement perdus ?

Le syndicat les reconstitue par les tiers : notaire pour le règlement de copropriété, banque pour les relevés, fournisseurs pour les contrats et factures. Les frais de reconstitution constituent un préjudice indemnisable par l'ancien syndic si la perte résulte de sa négligence.

Ces règles s'appliquent-elles quand on passe à un syndic bénévole ?

Oui, intégralement : l'article 18-2 vise la succession de syndics quelle que soit leur forme. Le syndic bénévole nouvellement élu, ou le président du conseil syndical, dispose des mêmes armes, mise en demeure puis saisine du tribunal, face à un cabinet sortant récalcitrant.

Combien de temps le syndicat doit-il ensuite conserver ses archives ?

Il n'existe pas de durée unique : les délais de prescription des actions varient selon la nature des documents. En pratique, procès-verbaux, règlement et documents contractuels se conservent sans limite, et les pièces comptables au moins dix ans, au besoin via un prestataire d'archivage.

L'ancien syndic retient archives et fonds : sanctions et recours

Le changement de syndic a été voté, le nouveau cabinet est en place, et pourtant rien n'avance : l'ancien syndic ne transmet ni les archives, ni les fonds, ni l'état des comptes. Impossible d'appeler les charges correctement, de payer les fournisseurs, de reprendre les contentieux en cours. Sur les forums de copropriétaires, cette rétention est l'une des plaintes les plus fréquentes après un changement, au point de décourager certains syndicats d'en changer à nouveau.

La loi a pourtant tout prévu : des délais précis, une procédure judiciaire dédiée, une astreinte et des intérêts. Voici le mode d'emploi complet pour récupérer ce qui appartient à la copropriété, car tout, archives comme fonds, appartient au syndicat, pas au cabinet sortant.

Ce que dit la loi : les trois délais de l'article 18-2

L'article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 organise la passation entre l'ancien et le nouveau syndic selon un calendrier impératif, qui court à compter de la cessation des fonctions :

Délai	Ce que l'ancien syndic doit remettre
15 jours	La situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque
1 mois	L'ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés dans un format exploitable
2 mois supplémentaires	L'état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture

Trois précisions importantes. Ces délais s'imposent à l'ancien syndic de plein droit à compter de la cessation de ses fonctions ; en cas de non-respect, une mise en demeure est nécessaire avant la saisine du juge prévue par l'article 18-2. Les « archives » couvrent notamment le règlement de copropriété, les procès-verbaux, les contrats, les factures, les dossiers de sinistres, les contentieux en cours, le carnet d'entretien et les documents comptables. Le délai prévu pour l'apurement et la clôture des comptes ne permet pas à l'ancien syndic de différer la transmission des documents et archives qui doivent être remis dans le délai d'un mois.

⚠️ Attention

L'ancien syndic ne peut pas retenir les documents et archives du syndicat en raison d'une contestation portant sur ses honoraires. Le règlement de ses éventuelles créances doit être poursuivi par les voies appropriées. En cas de non-respect des obligations de passation, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut, après mise en demeure restée infructueuse, saisir le président du tribunal judiciaire selon la procédure prévue par l'article 18-2.

Pourquoi les syndics sortants traînent

Les causes d'un retard peuvent être diverses : désorganisation interne, changement de gestionnaire, difficultés d'archivage ou désaccord sur certains éléments de la passation. Elles ne dispensent pas l'ancien syndic de respecter les délais prévus par l'article 18-2. Une relance peut suffire lorsque le retard est ponctuel ; en cas de non-exécution persistante, la mise en demeure puis la procédure prévue par l'article 18-2 permettent de demander au juge d'ordonner la remise des éléments manquants.

Ce que la rétention coûte réellement à la copropriété

Chiffrer le préjudice n'est pas un exercice théorique : c'est ce qui pourra nourrir une éventuelle demande de dommages-intérêts. Sans les fonds, le nouveau syndic peut rencontrer des difficultés pour payer les fournisseurs : pénalités de retard, contrats d'entretien suspendus, voire difficultés concernant certains services de l'immeuble. Sans l'état des comptes des copropriétaires, la reprise des procédures de recouvrement peut être retardée ou compliquée. Sans les dossiers de sinistres et de contentieux, certaines échéances peuvent également être difficiles à respecter et certaines garanties ou actions peuvent être menacées. Tenez, dès le premier jour, un tableau daté des blocages constatés et des coûts effectivement supportés : ces éléments pourront être utiles pour établir le préjudice subi par le syndicat.

Étape 1 : la mise en demeure, préalable obligatoire

L'article 18-2 prévoit, avant la saisine du président du tribunal judiciaire, une mise en demeure restée infructueuse. Elle est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, en principe par le nouveau syndic ; le président du conseil syndical peut également agir, ce qui est précieux quand le nouveau syndic temporise pour ne pas se fâcher avec un confrère. Le courrier doit :

viser l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 et rappeler la date de cessation des fonctions ;
lister précisément ce qui manque : archives (avec les dossiers sensibles nommés : contentieux en cours, sinistres ouverts, contrats), situation de trésorerie, fonds, états des comptes ;
fixer un délai bref d'exécution, huit jours par exemple ;
annoncer la saisine du tribunal sous astreinte et la demande d'intérêts et de dommages-intérêts à défaut.

Notre modèle de mise en demeure du syndic s'adapte en quelques minutes à ce cas de figure. Conservez la preuve de réception : elle permet notamment d'établir la date de la mise en demeure, à compter de laquelle les intérêts provisionnels prévus par l'article 18-2 sont dus.

Étape 2 : le juge, l'astreinte et les intérêts

Si la mise en demeure reste sans effet, l'article 18-2 ouvre une action rapide : le nouveau syndic ou le président du conseil syndical saisit le président du tribunal judiciaire, qui statue selon une procédure accélérée, pour obtenir :

la remise sous astreinte des pièces et des fonds : le juge fixe une somme due par jour de retard, qui transforme l'inertie du cabinet en hémorragie financière ;
les intérêts au taux légal sur les fonds retenus, courant à compter de la mise en demeure ;
des dommages-intérêts si la rétention a causé un préjudice au syndicat : pénalités de retard payées aux fournisseurs, frais de reconstitution de documents, contentieux compromis faute de dossier.

La saisine du juge peut permettre de débloquer la situation lorsque l'ancien syndic persiste à ne pas exécuter ses obligations. La responsabilité civile de l'ancien syndic peut par ailleurs être recherchée si une faute de sa part a causé un préjudice au syndicat. Des faits plus graves, notamment lorsqu'ils portent sur des fonds manquants ou détournés, peuvent également relever du droit pénal selon les circonstances.

💡 Bon à savoir

Si le cabinet sortant a déposé le bilan, le syndicat doit également vérifier la garantie financière souscrite par le syndic professionnel. Cette garantie est destinée notamment à couvrir les fonds détenus pour le compte des copropriétés en cas de défaillance du professionnel. Le garant doit être identifié dans les documents du syndic ; le syndicat doit alors se rapprocher de lui afin de mettre en œuvre la garantie dans les conditions prévues par celle-ci.

Trois situations particulières

Le syndic sortant est un bénévole. Les obligations de l'article 18-2 s'appliquent à l'identique, mais la manière compte : le bénévole est un voisin, souvent débordé plus que malveillant. Une réunion de passation organisée avec le nouveau syndic règle la plupart des cas avant tout recommandé.

Aucun nouveau syndic n'a été désigné. La procédure spécifique de l'article 18-2 ne peut alors pas être engagée par un nouveau syndic. Il faut d'abord rétablir une représentation du syndicat, notamment en faisant désigner un syndic ou, selon la situation, un administrateur provisoire par le tribunal. Voyez la désignation du syndic et notre article sur l'administration judiciaire.

Les archives sont chez un prestataire d'archivage. Le recours à un prestataire spécialisé est prévu par l'article 18-2. En cas de changement de syndic, l'ancien syndic doit, dans le délai d'un mois, informer le prestataire du changement et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic. La présence des archives chez ce prestataire ne permet donc pas à l'ancien syndic de se soustraire à son obligation de passation.

Prévenir : verrouiller la passation dès le vote

La meilleure procédure est celle qu'on n'engage pas. Au moment du changement, quatre précautions réduisent drastiquement le risque :

caler les dates : fin du contrat sortant et prise d'effet du nouveau sans chevauchement ni vide de gestion, mentionnées dans la résolution votée ;
inventorier avant l'assemblée : dressez la liste des documents clés (règlement, PV, contrats, sinistres et contentieux en cours) pendant que l'ancien syndic est encore en fonction et coopératif ; notre kit documentaire du changement de syndic fournit la liste type ;
mandater le conseil syndical pour suivre la passation, avec des points d'étape formels à 15 jours et à 1 mois, alignés sur les délais légaux ;
choisir un nouveau syndic offensif sur la reprise : demandez aux candidats, avant le vote, comment ils gèrent une passation difficile et sous quel délai ils mettent en demeure un confrère récalcitrant. Un cabinet qui élude la question temporisera le moment venu.

Le processus complet est décrit dans notre guide de la transition réussie vers un nouveau syndic.

L'essentiel à retenir

Archives et fonds appartiennent au syndicat : l'ancien syndic doit respecter les délais de l'article 18-2, avec une remise des informations de trésorerie et des références bancaires sous 15 jours, des documents et archives sous 1 mois, puis la transmission des états des comptes après apurement et clôture dans les deux mois suivant l'expiration du délai d'un mois. En cas de non-respect, la riposte est balisée : mise en demeure visant l'article 18-2, puis saisine du président du tribunal judiciaire pour obtenir notamment la remise des éléments sous astreinte, ainsi que les intérêts provisionnels et, le cas échéant, des dommages-intérêts. Cette procédure ne doit pas dissuader une copropriété de changer de syndic lorsque ce changement est nécessaire. Pour préparer sereinement la prochaine échéance, comparez les syndics actifs sur votre secteur et examinez leurs pratiques de reprise.