L'extranet est-il obligatoire pour un syndic bénévole ?

Non. L'obligation de l'article 18 de la loi de 1965 ne vise que les syndics professionnels. Les syndics bénévoles et coopératifs en sont dispensés, même si beaucoup s'équipent volontairement d'outils en ligne.

Le syndic peut-il facturer l'accès à l'extranet ?

Non pour l'accès aux documents de la liste minimale : il relève de la gestion courante couverte par le forfait annuel du contrat type. Une « option premium » qui refacture ces documents est contestable.

Les factures des fournisseurs doivent-elles être sur l'extranet ?

Non, elles ne figurent pas dans la liste minimale du décret du 23 mai 2019. Le conseil syndical peut toutefois les exiger : le syndic a un mois pour les transmettre, puis au moins 15 € de pénalité par jour de retard s'imputent sur ses honoraires.

Que faire si l'assemblée a dispensé le syndic d'extranet ?

La dispense votée à la majorité de l'article 25 est réversible : il suffit de faire inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée une résolution rétablissant l'accès en ligne, votée à la même majorité.

Extranet de copropriété : les documents que le syndic DOIT y mettre

« Notre syndic a un extranet, mais il n'y a rien dedans. » La situation est banale : un espace en ligne ouvert pour cocher la case, deux appels de fonds en PDF, et aucun des documents qui permettraient réellement de suivre la gestion de l'immeuble. Or l'extranet n'est pas un gadget commercial : c'est une obligation légale des syndics professionnels depuis le 1er janvier 2015, et son contenu minimal est fixé par décret depuis le 1er juillet 2020.

Voici la liste exacte de ce que votre syndic doit y mettre, espace par espace, et la marche à suivre quand l'extranet reste désespérément vide.

Un extranet obligatoire pour tous les syndics professionnels

Depuis la loi ALUR, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose à tout syndic professionnel de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots. Une seule exception : l’assemblée générale peut dispenser le syndic professionnel de cette obligation par un vote à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette dispense reste possible quelle que soit la taille de la copropriété.

La loi ELAN a complété le dispositif : le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents accessibles, applicable depuis le 1er juillet 2020. « Minimale » signifie que le syndic peut en mettre davantage, jamais moins. Les syndics bénévoles et coopératifs ne sont pas soumis à cette obligation, même si beaucoup s'équipent volontairement, comme le montre notre panorama des nouvelles technologies dans la gestion de copropriété.

Les documents obligatoires, espace par espace

Le décret organise l'extranet en trois espaces distincts, chacun avec sa liste :

Espace	Documents que le syndic doit y mettre
Espace commun (tous les copropriétaires)	procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
Espace personnel (chaque copropriétaire)	montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire.
Espace conseil syndical	balances générales des comptes du syndicat et relevé général des charges et produits de l’exercice échu ; le cas échéant, relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat ; assignations en justice délivrées au nom du syndicat concernant les procédures judiciaires en cours et décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ; liste de tous les copropriétaires ; carte professionnelle du syndic et attestations d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière en cours de validité.

Ces documents doivent être téléchargeables et imprimables, et le syndic doit les actualiser au moins une fois par an, dans les trois mois précédant l'assemblée générale annuelle.

💡 Bon à savoir

L’accès aux documents relevant de la liste minimale légale doit être assuré sans supplément au titre de leur simple mise à disposition. Une prestation optionnelle ne peut donc pas justifier une facturation supplémentaire pour accéder à des documents que le syndic est légalement tenu de rendre disponibles.

Ce que l'extranet ne contient pas forcément : factures et grand livre

C'est la déception la plus fréquente sur les forums : les factures des fournisseurs et le grand livre comptable ne figurent pas dans la liste minimale. Un extranet conforme peut donc rester muet sur le détail des dépenses.

Pour les obtenir, deux voies existent. Le conseil syndical peut demander au syndic la communication de toute pièce, correspondance ou registre se rapportant à sa gestion ou, plus généralement, à l’administration de la copropriété. Si les documents demandés ne sont pas transmis dans le mois suivant la demande, des pénalités d’au moins 15 € par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et au décret n° 2019-503 du 23 mai 2019. Ce mécanisme concerne les pièces demandées par le conseil syndical : il ne s’applique pas automatiquement à tout extranet incomplet.

Extranet vide ou incomplet : la riposte en trois temps

Demandez par écrit : un courriel au gestionnaire listant précisément les documents manquants, avec référence au décret du 23 mai 2019. Beaucoup de cabinets s'exécutent à ce stade, l'oubli étant plus fréquent que la mauvaise volonté.
Relancez formellement le syndic : si les documents restent absents, adressez-lui une demande écrite détaillée, idéalement par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les pièces demandées par le conseil syndical, conservez la preuve de la demande et de sa date : au-delà d’un mois sans transmission, les pénalités prévues par l’article 21 peuvent s’appliquer. La mise en demeure permet de formaliser le désaccord, mais elle ne constitue pas une condition préalable prévue par cet article.
Portez le sujet en assemblée générale : faites inscrire une question à l'ordre du jour et rappelez au syndic que le renouvellement de son mandat se vote. Un extranet incomplet peut constituer un élément à prendre en compte lors de l’évaluation du syndic et de la préparation d’une éventuelle mise en concurrence, sans entraîner à lui seul le non-renouvellement de son mandat.

⚠️ Attention

Il n’existe pas de pénalité automatique applicable au seul constat d’un extranet vide. En revanche, des pénalités spécifiques peuvent s’appliquer en cas de défaut de transmission des pièces demandées par le conseil syndical dans le délai légal. Un manquement du syndic peut également engager sa responsabilité si les conditions sont réunies, et être pris en compte lors de l’examen de son renouvellement.

Faites-en un critère de choix de votre prochain syndic

À tarif équivalent, la qualité de l'extranet change la vie d'une copropriété : comptes lisibles en deux clics, contrats consultables avant l'AG, conseil syndical capable de contrôler sans poser un jour de congé. Lors d'une mise en concurrence, demandez systématiquement une démonstration de l'espace en ligne, vérifiez que les trois espaces du décret existent réellement et que les factures y sont déposées (au-delà du minimum légal, certains cabinets et la plupart des syndics en ligne le font). Posez aussi la question de la fréquence de mise à jour : « une fois par an » est le plancher légal, pas un standard de service.

L'essentiel à retenir

Tout syndic professionnel doit offrir un extranet contenant la liste minimale du décret du 23 mai 2019 : documents de l'immeuble pour tous, comptes individuels pour chacun, pièces comptables et juridiques pour le conseil syndical, le tout actualisé au moins une fois par an et sans facturation supplémentaire. Si le vôtre s'en dispense malgré vos demandes écrites, c'est un signal sur la qualité de gestion globale : comparez les syndics actifs sur votre secteur et faites de la transparence en ligne un critère de sélection à part entière.