Combien de temps faut-il prévoir avant la tenue de l'AGE ?

Rarement moins de six semaines : le temps que le syndic traite la demande, prépare la convocation et respecte le délai minimal de 21 jours entre la notification de la convocation et la réunion. Anticipez si une échéance approche, comme la fin d'un mandat de syndic.

Qui paie les frais de l'assemblée supplémentaire ?

La tenue d'une AG supplémentaire est une prestation particulière facturée en plus du forfait du syndic. Si la question relève de l'intérêt collectif, le coût incombe au syndicat ; s'il s'agit d'une question qui ne concerne que le demandeur, il peut être mis à sa charge exclusive.

Le conseil syndical peut-il demander seul la convocation ?

Oui. L'article 8 du décret du 17 mars 1967 ouvre la demande au conseil syndical, sans condition de seuil de voix. C'est souvent la voie la plus rapide quand le conseil est actif.

Peut-on atteindre le quart des voix à plusieurs ?

Oui, la demande peut émaner de plusieurs copropriétaires qui additionnent leurs tantièmes. Chacun doit signer la demande, avec l'indication de ses voix ; vérifiez aussi votre règlement de copropriété, qui peut prévoir un seuil inférieur au quart.

Modèle de lettre : demander la convocation d'une AG extraordinaire

Un ravalement qui ne peut pas attendre, un syndic défaillant dont vous voulez voter le remplacement, un sinistre majeur, une vente de partie commune : certaines décisions ne peuvent pas patienter jusqu'à l'assemblée générale annuelle. La loi permet alors d'imposer au syndic la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. Encore faut-il respecter un formalisme précis : seuil de voix, questions rédigées, pièces jointes. Une demande incomplète est le prétexte idéal pour un syndic qui traîne des pieds.

Cette lettre est celle qui déclenche la procédure. Bien construite, elle rend la convocation de droit : le syndic n'a pas le pouvoir de refuser.

La base légale : l'article 8 du décret du 17 mars 1967

L'article 8 du décret du 17 mars 1967 prévoit que la convocation de l'assemblée est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic :

soit par le conseil syndical ;
soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, sauf si le règlement de copropriété prévoit un seuil inférieur.

La demande doit être notifiée au syndic (lettre recommandée avec accusé de réception) et préciser les questions à inscrire à l'ordre du jour, accompagnées, quand la décision l'exige, d'un projet de résolution et des pièces nécessaires au vote (devis, projets de contrat).Le syndic convoque ensuite l'assemblée dans les formes habituelles, en respectant en principe le délai minimal de 21 jours prévu pour la convocation, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété.

Côté finances, il faut distinguer deux procédures. La demande fondée sur l'article 8, formulée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, n'est pas la procédure d'assemblée à frais personnels. Lorsqu'un ou plusieurs copropriétaires souhaitent faire convoquer, à leurs frais, une assemblée portant uniquement sur des questions concernant leurs propres droits ou obligations, ils peuvent utiliser la procédure spécifique prévue par l'article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 et l'article 8-1 du décret du 17 mars 1967.

Le modèle de lettre

[Prénom Nom]
[Adresse], lot n° [numéro de lot]
[Code postal, Ville]

À l'attention de [Nom du syndic]
[Adresse du cabinet]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : demande de convocation d'une assemblée générale extraordinaire (article 8 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967)

Madame, Monsieur,

Copropriétaire(s) de la copropriété située [adresse de la copropriété], immatriculée au registre national sous le n° [numéro d'immatriculation], nous représentons ensemble [X] tantièmes sur [total] soit plus du quart des voix de tous les copropriétaires, ainsi qu'en atteste la liste des signataires ci-jointe.

En application de l'article 8 du décret du 17 mars 1967, nous vous demandons de convoquer une assemblée générale extraordinaire portant sur les questions suivantes, dont nous demandons l'inscription à l'ordre du jour :

1. [Question n° 1, avec projet de résolution rédigé : « L'assemblée générale décide... »]
2. [Question n° 2, le cas échéant]

Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à l'information des copropriétaires et au vote : [liste des pièces : devis, projets de contrat, rapports].

La convocation étant de droit, nous vous remercions de nous confirmer dans les meilleurs délais les suites données à cette demande. À défaut de convocation, une mise en demeure vous sera adressée et, si celle-ci reste infructueuse pendant plus de huit jours, les dispositions de l'article 8 permettant notamment la convocation par le président du conseil syndical pourront être mises en œuvre.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature(s) de l'ensemble des copropriétaires demandeurs]

Personnaliser la demande, et les erreurs qui la font échouer

Vérifiez le seuil des voix : additionnez les tantièmes des signataires à partir du règlement de copropriété. Un quart des voix de TOUS les copropriétaires, pas seulement des présents à la dernière AG. Relisez aussi le règlement : certains prévoient un seuil plus bas.
Rédigez de vraies résolutions votables : « discuter des travaux de toiture » n'est pas une question au sens du décret. Écrivez le texte exact soumis au vote, comme pour une inscription de question à l'ordre du jour.
Joignez toutes les pièces : pour des travaux, les devis ; pour un changement de syndic, les projets de contrat concurrents (voir la lettre de mise en concurrence du syndic). Une question sans pièce obligatoire sera écartée ou le vote annulable.
Faites signer la demande par chaque copropriétaire demandeur, avec ses tantièmes : une liste jointe non signée peut être contestée.

💡 Bon à savoir

Si votre objectif est de remplacer le syndic, l'AGE est l'outil du changement de syndic en cours de mandat. Anticipez le calendrier : entre la demande, la convocation et le délai de 21 jours, comptez rarement moins de six semaines.

Et si le syndic ne convoque pas ?

Le décret a prévu la parade, en trois temps :

Mise en demeure du syndic de convoquer (notre modèle de mise en demeure).
Passé huit jours sans effet, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l'assemblée, valablement.
En l'absence de conseil syndical (ou s'il n'agit pas), tout copropriétaire peut être habilité par le tribunal judiciaire à convoquer l'assemblée.

Un syndic qui laisse la copropriété sans assemblée malgré une demande régulière commet une faute : notre article sur l'assemblée générale non tenue depuis plus d'un an détaille les recours.

L'essentiel à retenir

Avec un quart des voix (ou le conseil syndical), la convocation d'une AGE est un droit, pas une négociation : questions rédigées, pièces jointes, LRAR, et le syndic doit s'exécuter. Si la demande vise à changer de syndic, préparez le dossier en amont : obtenez plusieurs projets de contrat de syndics pour votre immeuble afin de les joindre à votre demande et de voter utilement le jour J.