La convocation d’assemblée générale

La convocation d’une assemblée générale nécessite en amont un travail de préparation assez conséquent pour le syndic et le conseil syndical.

La convocation d’assemblée générale

LA PREPARATION DE L’ASSEMBLEE

La première étape va être la fixation de la date, de l’heure et du lieu de tenue de l’assemblée générale. Le choix de la date de la réunion est fonction de la date d’arrêté des comptes de l’exercice mais aussi de l’échéance du mandat du syndic en place, en effet l’assemblée doit se réunir dans un délai de 6 mois après la fin de l’exercice comptable et avant l’échéance du mandat du syndic. Concernant le lieu, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, l’assemblée générale doit être tenue dans la commune du lieu de situation de l’immeuble ou un commune limitrophe.

Un fois la date convenue, une réunion préparatoire avec le conseil syndical et lesyndic est en principe actée afin de préparer le contenu de l’assemblée et procéder à la vérification des comptes de la copropriété. Lors de cette réunion, le budget qui fera l’objet d’un vote est élaboré en concertation avec le conseil syndical, de même que l’ordre du jour où ce dernier peut demander l’inscription de telle ou telle question nécessitant une décision du syndicat des copropriétaires. La vérification des comptes permet de vérifier notamment la bonne imputation des dépenses dans les différentes catégories de charge. Lorsqu’il est prévu des travaux à soumettre au vote, il est fait étude des devis réceptionnés. Enfin, le conseil syndical doit rédiger un rapport sur son activité annuelle qui doit être annexé à la convocation de l’assemblée générale.

Ce travail de préparation doit être réalisé suffisamment en avance compte tenu du délai légal de convocation imposé par la loi à 21 jours francs, c’est pourquoi en pratique pour un travail préparatoire de bonne qualité il est recommandé de commencer à préparer l’assemblée 2 à 3 mois avant la date de la réunion.

L’ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLEE GENERALE

Outre les mentions de la date, du lieu et de l’heure de l’assemblée, la convocation contient l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire les questions qui seront soumises au vote des copropriétaires. Dans une assemblée ordinaire on retrouve des questions récurrentes alors que d’autres au contraire sont plus ponctuelles, en effet chaque assemblée générale contient généralement les points suivants :

  1. Election du président de séance
  2. Election des scrutateurs
  3. Election du secrétaire
  4. Approbation des comptes
  5. Quitus au syndic
  6. Désignation du syndic (cette résolution n’est présente que lorsque le mandat du syndic arrive à échéance)
  7.  Dispense de l’ouverture d’un compte bancaire séparé (depuis la loi Alur, cette résolution ne peut être présente que pour des copropriétés inférieures à 16 lots principaux)
  8. Désignation des membres du conseil syndical (les membres du conseil syndical peuvent être élu pour un mandat de plusieurs années, cette résolution est donc présente dans l’ordre du jour lorsqu’il faut renouveler le conseil syndical)
  9.  Délégation au conseil syndical (cette résolution permet à l’assemblée générale de laisser le soin au conseil syndical de prendre une décision, après avoir préalablement défini les modalités financières et les conditions essentielles)
  10.  Ajustement du budget prévisionnel en cours (cette résolution permet d’ajuster à la hausse voire à la baisse un budget en cours d’exercice)
  11. Vote du budget prévisionnel
  12.  Avance de trésorerie (cette avance doit être égale à 1/6ème du montant du budget prévisionnel)
  13.  Seuil de consultation du conseil syndical (cette résolution permet de fixer un montant maximum par dépense que le syndic peut engager sans en référer au conseil syndical)
  14. Seuil de mise en concurrence des marchés et contrats (cette résolution permet de fixer un montant à partir duquel une mise en concurrence doit être effectuée avant la passation du marché ou du contrat)
  15.  Provision spéciale pour travaux futurs (cette résolution doit être soumise au vote tous les 3 ans, elle est destinée à financer des travaux futurs mais non encore décidés par l’assemblée générale des copropriétaires).
  16. Fond travaux obligatoire (nouveauté de la loi Alur, cette résolution impose de constituer un fond travaux en provisionnant 5% du budget par an sur un compte bancaire spécialement affecté)

LES DOCUMENTS ANNEXES A LA CONVOCATION

La convocation d’assemblée générale doit contenir un certain nombre de documents destinés à assurer une information suffisante au copropriétaire sur la situation du syndicat des copropriétaires et sur les points qui doivent faire l’objet d’un vote. Ces documents n’ont pas tous la même portée, certains sont exigés à titre de validité de la décision et peuvent justifier une annulation de décision, en cas de contestation d’un copropriétaire se prévalant de l’absence desdits documents en justice.

  •  Les documents comptables et financiers (projet de budget et comparatif, annexes comptables) : ces documents permettent d’informer les copropriétaires sur la santé financière du syndicat de copropriétaires.
  • Les devis de travaux et les contrats à voter : en cas de projet de travaux à soumette au vote, il faut porter à la connaissance des copropriétaires les modalités essentielles desdits travaux. Il en va de même en cas d’autorisation d’effectuer des travaux privatifs affectant les parties communes.
  • Le contrat de syndic : en cas de renouvellement ou changement de syndic.
  • Le projet de résolution en cas de modification du règlement de copropriété.
  • Le projet de résolution habilitant le syndic à agir en justice.
  • Le projet de résolution émanant d’un copropriétaire.

Par ailleurs d’autres documents sont exigés dans un but d’informations des copropriétaires sans toutefois être sanctionnés en cas d’omission dans la convocation. C’est le cas notamment de l’état détaillé des sommes perçues par le syndic, de l’avis du conseil syndical lorsqu’il est obligatoire, du projet de répartition individuel des comptes copropriétaires et le compte rendu du conseil syndical sur ses missions du dernier exercice.

Notons enfin que la convocation comporte un pouvoir imprimé de façon à permettre aux copropriétaires absents d’être représentés

LES DESTINATAIRES DE LA CONVOCATION

Les destinataires de la convocation sont les propriétaires de lot au sein de la copropriété, la règle peut paraitre relativement simple mais il existe des cas spéciaux. Lorsqu’un lot de copropriété est placé sous le régime de l’indivision (plusieurs propriétaires sur un même lot), la convocation doit être adressée au mandataire de l’indivision, c’est-à-dire au représentant légal désigné par les indivisaires. D’autre part, si le propriétaire est une société civile immobilière, la convocation doit être adressée au gérant de la société.

Dans le cadre du mariage, il faut distinguer selon le régime marital adopté, en effet dans le cadre de la communauté légale, la convocation est valablement adressée à l’un ou l’autre des époux. En séparation de bien seul l’époux propriétaire doit être destinataire de la convocation excepté si les deux époux sont propriétaires auquel cas il est fait application de la même solution que celle retenue pour l‘indivision avec la désignation d’un représentant de l’indivision.

Par ailleurs le statut d’incapable d’un copropriétaire (tutelle, curatelle…) a également une incidence sur le destinataire de la convocation, dans ce cas c’est le représentant de l’incapable qui en sera destinataire.