Pourquoi changer de syndic ?
La première cause de mise en concurrence est généralement une gestion défaillante que ce soit dans le suivi des dossiers ou bien en terme de réactivité. Cette situation est facilement caractérisable en se posant quelques simples questions de bon sens. Les décisions prises par l’assemblée générales sont-elles exécutées en temps ? Le syndic répond-il aux demandes formulées dans un délais convenable ? La comptabilité est-elle rigoureuse ? Les débiteurs sont-ils bien relancés ? Les urgences sont-elles traitées ? Tout autant de questions qui témoignent de la qualité de la gestion du syndic dans sa mission d’administration et conservation de l’immeuble.
Le prix est également un sujet central d’autant plus si la qualité de service n’est pas au rendez-vous. Au contraire, un prix élevé peut paraitre acceptable si le syndic donne une pleine et entière satisfaction. Si le seul reproche concerne le coût du contrat, avant toute prise de décision, prenez rendez-vous avec le syndic pour en discuter, celui-ci sera peut-être en mesure de vous proposer un geste commercial.
Une mise en concurrence peut aussi intervenir en cas de problème relationnel du gestionnaire avec le conseil syndical ou les copropriétaires. Dans ce cas la gestion est paralysée et inefficace, ce qui peut rendre le changement de syndic inéluctable.
Quand mettre en concurrence son syndic ?
Le changement de syndic ne peut s’opérer qu’à la fin du mandat du syndic en fonction. La durée d’un mandat de syndic varie entre un et trois ans, il est nécessaire de s’assurer de la faisabilité du changement en vérifiant la date d’échéance du contrat de syndic actuel. Si la date de fin de mandat est relativement proche le changement peut s’effectuer. Dans le cas contraire il faut patienter. Par exception, il est toujours possible de changer de syndic avant la date de fin du mandat en procédant à une révocation par l’assemblée générale, mais cela suppose une faute grave du syndic qu’il faut pouvoir prouver (non application des décisions de l’assemblée, faute de gestion…) et la mise à l’ordre du jour de l’assemblée de la révocation du syndic en place.
Par ailleurs, il faut également s’assurer que la convocation d’assemblée générale n’ait pas encore été diffusée. En effet, le changement nécessite l’inscription d’autres propositions de contrat de syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Sachant que l’assemblée se déroule 21 jours au minimum après la réception de la convocation, il convient d’engager les démarches de changement deux à trois mois avant la date prévisible de l’assemblée générale.
Comment opter pour un nouveau syndic ?
Comme indiqué ci-dessus il convient de s’y prendre à l’avance car la démarche nécessite du temps et se déroule en plusieurs étapes.
Obtention d’une ou plusieurs propositions de contrat de syndic
Avant de changer de syndic, il faut lui trouver un remplaçant. Pour cela il faut solliciter les syndics concurrents pour obtenir une ou plusieurs propositions de contrat. C’est l’occasion de vérifier que les prestations des concurrents sont bien en adéquation avec les besoins de la copropriété. Cette démarche n’est pas toujours évidente, cela nécessite de prendre du temps pour aller démarcher des syndics et effectuer une analyse des divers contrats obtenus.
Afin de faciliter cette étape, Syndicompare.com permet à chaque copropriétaire de comparer les services proposés par les syndics de copropriété.
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Demande d’inscription à l’ordre du jour
Une fois les propositions de contrat obtenues, il faut demander l’inscription à l’ordre du jour de celles-ci pour la prochaine assemblée générale. Cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec avis de réception au syndic en place, elle contient également le projet de résolution ainsi que les propositions de contrat qui devront être portées en annexe de la convocation d’assemblée générale.
Il est primordial de respecter le formalisme imposé par la loi du 10 juillet 1965, son non-respect constitue un motif de nullité de la désignation voire même de l’assemblée générale en question en cas de contestation formulée par un copropriétaire en justice dans un délai de deux mois.
Vote du nouveau syndic lors de l’assemblée générale
La résolution ayant pour objet la désignation du syndic est votée à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, c’est-à-dire à la majorité des voix du syndicat des copropriétaires.
Pour exemple dans un syndicat des copropriétaires composé de 1000 tantièmes :
-La majorité de l’article 25 sera atteinte si la résolution emporte un nombre de voix supérieur ou égal à 501/1000, ainsi la résolution sera adoptée si le résultat du vote est 552/1000.
-La majorité de l’article 25 ne sera pas atteinte si le résultat du vote est égal ou inférieur à 500 tantièmes.
Si cette majorité n’est pas atteinte, la loi a prévu deux cas de figure. D’une part si la résolution a recueilli le tiers des voix composant le syndicat des copropriétaires, il est prévu la possibilité d’un second vote à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire à la majorité des copropriétaires présents et représentés. D’autre part si la résolution n’a pas atteint ce seuil du tiers des voix, il est possible de convoquer une nouvelle assemblée qui pourra statuer en deuxième lecture à la majorité de l’article 24.
Pour exemple :
-Un second vote à la majorité de l’article 24 sera possible si la résolution emporte un nombre de voix compris entre 333/1000 et 500/1000, ainsi la résolution pourra passer en second vote si le résultat du premier vote est de 450/1000.
-A défaut de réunir le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée dans un délai de 3 mois pour statuer sur la désignation du syndic à la majorité de l’article 24.
Les suites du changement de syndic
Une fois le nouveau syndic désigné, une période de passation va se mettre en place. La loi du 10 juillet 1965 fixe le cadre de cette passation. L'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Dans les deux mois, l’ancien syndic doit transmettre le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et fournir l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.
L’obligation de mise en concurrence issue de la loi alur
La loi Alur du 24 mars 2014 a créé une obligation de mise en concurrence du syndic en place. Concrètement, le conseil syndical doit tous les trois ans procéder à une mise en concurrence en obtenant des propositions de contrat d’autres syndics. Ces propositions seront ensuite mises à l’ordre du jour de l’assemblée, l’avis du conseil syndical s’il en a émis un pourra être joint à la convocation de l’assemblée générale.
L’obligation de mise en concurrence ci-dessus énoncée possède néanmoins deux exceptions. D’une part, l’obligation disparait en cas d’absence de conseil syndical dans la copropriété, et d’autre part il est possible de voter à la majorité de l’article 25 une dispense d’effectuer cette mise en concurrence lors de l’assemblée générale qui précède celle appelée à statuer sur la désignation.
