Changer de syndic : Tout ce qu'il faut savoir !

Réussissez votre changement de syndic en douceur !

Changer de syndic est un mystère pour vous ? voici toutes les étapes clés à respecter afin de réaliser une transition dans les règles en 11 questions !

Pourquoi changer de syndic de copropriété ?

Plusieurs raisons peuvent et doivent vous amener à changer de syndic :

• Il ne répond pas aux mail et/ou au téléphone
• N’exécute pas les décisions prises en assemblée générale dans les délais,
• Ne déclare pas les sinistres
• Ne se déplace pas sur la copropriété
• Vous constatez beaucoup d’erreurs dans la comptabilité
• Les fournisseurs ne sont pas payés régulièrement
• Le gestionnaire affecté à la résidence change régulièrement
• Les fournisseurs ne sont pas mis en concurrence régulièrement

Quand peut-on changer de Syndic ?

La relation entre le syndicat des copropriétaires et leur syndic est régie par le mandat de syndic, approuvé par les copropriétaires réunis en assemblée générale.

Ce mandat peut avoir une durée comprise entre 1 et 3 ans maximum.

Par principe les copropriétaires vont pouvoir changer de syndic à l’échéance du contrat en cours, et plus précisément à l’assemblée générale ordinaire ayant lieu l’année de l’échéance du mandat.

Par exemple si votre assemblée générale à lieu le 26 Mars 2019, que le mandat de votre syndic est en cours jusqu’au 30 Juin 2019, vous pouvez décider du changement de syndic lors de celle-ci, le contrat vous liant avec votre syndic prendra fin immédiatement après la décision.

Qui peut demander à changer de syndic ?

Tout copropriétaire a la faculté de proposer de changer de syndic, ce n’est pas comme beaucoup le pensent une compétence dévolue au seul conseil syndical.

Pour espérer un changement effectif il est toutefois idéal de faire la démarche de concert avec d’autres copropriétaires et/ou le Conseil syndical de la résidence.  

Par quoi commencer lorsque l’on veut changer de syndic ?

Il va falloir dans un premier temps s’attacher à effectuer une pré-sélection de syndics en mesure de gérer votre résidence, nous allons pouvoir vous aider dans cette démarche, notre comparateur vous permettra d’obtenir directement une sélection de syndics en mesure de gérer votre copropriété et vous pourrez comparer les tarifs et voir quels sont les devis en mesure de vous intéresser.

Nous vous recommandons de limiter votre pré-sélection à 4 syndics au maximum.

Une fois cette étape réalisée il est indispensable de rencontrer les syndics sur la résidence.

Comment effectuer la sélection des syndics ?

Plusieurs éléments vont vous permettre d’effectuer une sélection entre les syndics candidats.

Nous vous invitions à rencontrer les syndics pressentis en vous réunissant soit avec le conseil syndical, soit avec un petit groupe de copropriétaires.

Lors de ce rendez-vous il est important de questionner an maximum le syndic sur l’ensemble des problématiques que vous rencontrez au sein de la résidence afin de recueillir leur avis et surtout la manière dont eux traiteraient ces différents problèmes.

Il faut également demander des références de copropriétés similaires gérées par leur soin, avec idéalement les coordonnées d’un membre du conseil syndical de celles-ci.

Demandez à rencontrer le gestionnaire qui serait affecté à la résidence en cas d’élection, il est important de mettre un visage sur la personne qui serait amenée à gérer votre immeuble.

N’hésitez pas non plus à vous déplacer chez le syndic, l’organisation des dossiers peut en dire assez long sur l’efficacité du cabinet.

Et enfin vous pouvez consulter les avis clients sur le cabinet, il vous suffit de taper le nom de ce dernier dans google et observer les notes et avis, attention toutefois ce critère est loin d’être parfait, ce sont souvent les personnes mécontentes qui ont tendance à laisser un avis.

Combien retenir de syndics à l’issue du rendez-vous ?

Nous vous recommandons d’en retenir au maximum deux, mais il n’y a pas de règles légales en la matière, vous pouvez, contrairement à une croyance répandue ne proposer qu’un seul syndic concurrent aux copropriétaires.

Si vous êtes dans une démarche sérieuse de changement, il est très important de ne pas multiplier les candidatures afin d’éviter que les voix se dispersent lors de l’assemblée générale, ce qui profite bien souvent au syndic en place.

Quelles sont les règles de formes à respecter pour proposer le changement de syndic ?

Changer de syndic est encadré par la loi et il est indispensable de respecter certaines règles de forme pour y procéder.

Une fois votre sélection réalisée il va falloir procéder à l’inscription à l’ordre du jour de votre assemblée générale du/des cabinets avec lesquels vous souhaitez travailler.

Il faut impérativement envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception contenant un projet de résolution du type « Election du Cabinet XXX et approbation de son mandat de gestion : L’assemblée générale désigne comme syndic, le Cabinet XXX (indiquer toutes les références du syndic X) Le cabinet XXX est élu pour une durée de …, qui commence le… pour se terminer au plus tard le … »  Et également joindre l’original du/des contrats de syndics.

Quels sont les délais à respecter ?

Pour pouvoir valablement être inscrite à l’ordre du jour, la mise en concurrence doit être demandée avant que la convocation soit « sous pli » chez votre syndic actuel. Le problème est que vous ne pouvez absolument pas maitriser ce délai qui dépend étroitement de la bonne foi de votre syndic.

Nous vous conseillons d’envoyer la demande d’inscription à l’ordre du jour pour changer de syndic au moins 2 mois avant la date supposée de votre assemblée générale, ce délai vous garantira qu’elle sera prise en compte.

Que faire après la réception de la convocation à votre assemblée générale ?

Dans un premier temps assurez-vous que votre demande de mise en concurrence à bien été inscrite à l’ordre du jour.

Il faut prévenir le ou les syndics pressentis de la date, du lieu et de l’heure de cette assemblée, afin qu’il(s) puisse(nt) venir se présenter à l’ensemble des copropriétaires.

Si vous êtes nombreux à vouloir changer de syndic récupérez un maximum de pouvoirs, les assemblées générales sont souvent désertées, et les copropriétaires n’ont pas toujours le réflexe de les donner.

Que faire le jour de l’assemblée générale ?

Il va falloir que vous rusiez un peu pour éviter de vous retrouver à devoir reprendre celle-ci au pied levé si votre syndic n’est pas réélu.

Nous vous recommandons vivement de vous faire nommer président de séance en début d’assemblée, cette qualité va vous permettre de déterminer les modalités de l’examen de l’ordre du jour.

Il faut ensuite demander que le point relatif à l’élection du syndic soit abordé à la toute fin de l’assemblée, vous éviterez ainsi de constater le départ de votre syndic alors qu’il reste de nombreux points à aborder.

Quelle majorité faut-il pour changer de syndic ?

Il faut la majorité prévue par l’article 25-1 de la loi du 10 Juillet 1965, c’est-à-dire la majorité des voix de la copropriété plus une pour pouvoir changer de syndic.

Toutefois lorsque la résolution est mise aux voix et qu’elle recueille au minimum 1/3 des voix de la copropriété, il est procédé à une seconde lecture à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire des présents et représentés.

Attention : le syndic doit procéder dans un premier temps au votre de chacune des candidatures sur la base de l’article 25 et ne pourra procéder à la seconde lecture que dans un deuxième temps pour chacune d’elle.

Que se passe t’il après avoir décidé de changer de syndic ?

Une fois le vote constatant l’élection d’un nouveau syndic pour votre copropriété entériné, c’est à lui qu’incombe dès cet instant la gestion de votre copropriété. Votre ancien syndic ne pourra plus réaliser aucune opération au nom et pour le compte des copropriétaires.

La loi prévoit un délai de 2 mois maximum afin que toutes les pièces soient transmises par l’ancien syndic au nouveau, comptez donc un bon trimestre avant que le syndic fraichement élu puisse prendre correctement ses fonctions.