Indisponible pour votre assemblée ? Pensez à vous faire représenter
Votre assemblée se déroule prochainement et vous savez d’avance que vous ne pourrez y assister, sachez qu’il vous est possible de vous faire représenter par le biais d’un pouvoir. Cela vous permettra d’exercer votre droit de vote par l’intermédiaire d’un représentant présent à l’assemblée.
Qu’est-ce qu’un pouvoir ?
Un pouvoir est un mandat donné par un copropriétaire absent à une personne, le mandataire, pour que ce dernier assure sa représentation en assemblée générale. Ce mandataire va ainsi voter à la place de l’absent pour toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.
Le pouvoir doit être écrit, en pratique et pour plus de simplicité, les syndics annexent à la convocation de l’assemblée un pouvoir formalisé que le copropriétaire a juste à remplir et transmettre. Bien entendu, il est possible de donner pouvoir via un mandat écrit par le copropriétaire lui-même.
Qui peut représenter un copropriétaire absent ?
Le copropriétaire absent est libre du choix de son représentant. Il peut s’agir d’un autre copropriétaire ou bien d’une personne étrangère au syndicat des copropriétaires (locataire, amis, famille…). Bien que la loi soit assez souple dans le choix du mandataire, elle interdit au syndic, son conjoint et ses préposés de recevoir un mandat pour représenter un copropriétaire.
Il existe par ailleurs une limite au nombre de pouvoirs détenus par un même mandataire, en effet chaque mandataire ne peut par principe représenter pas plus de trois copropriétaires. Par exception, le mandataire pourra représenter plus de trois copropriétaires si le total des voix dont il dispose est inférieur à 5% du total des voix du syndicat des copropriétaires.
La désignation du représentant
La première possibilité, à privilégier, est celle du pouvoir nominatif. Le copropriétaire va dans ce cas déterminer une personne de son choix pour le représenter. Il peut arriver que la personne désignée ait trop de pouvoir (voir ci-dessus), il apparait alors nécessaire de prévoir une clause pour permettre au mandataire de transférer le pouvoir vers un autre représentant qui l’accepte. A défaut le pouvoir ne pourra être utilisé et le copropriétaire sera comptabilisé comme étant absent dans le procès verbal de l’assemblée générale.
L’autre possibilité est le pouvoir en blanc. Ici le copropriétaire ne désigne pas de représentant mais signe le pouvoir et l’adresse au syndic. Dans ce cas, il est d’usage que les pouvoirs en blanc soient distribués aux copropriétaires par le président de séance de l’assemblée.
Le mandat impératif autrement appelé les consignes de vote
A défaut de consignes de vote formulées par le copropriétaire absent, le mandataire vote librement comme bon lui semble pour lui et ses pouvoirs. Il est donc utile pour une meilleure représentation en assemblée, d’indiquer le vote souhaité résolution par résolution. En cas de non respect des consignes de vote par le mandataire, ce dernier peut potentiellement engager sa responsabilité auprès du copropriétaire mandant si le vote contraire a pour effet de lui causer un préjudice.
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