La gestion bénévole : solution pour les petites copropriétés ?

La gestion d'un immeuble par un syndic professionnel induit un coût relativement important en fonction de la taille de la copropriété. Les syndics appliquent généralement un barème tarifaire par lot pour déterminer le montant des honoraires avec l’application d'un montant minimum de gestion. Plus l'immeuble va être petit en nombre d'appartement et plus les honoraires vont être élevés au coût/lot, de fait les petites copropriétés s'en trouvent pénalisées. De cette situation apparait bien souvent l'idée d'adopter une gestion en syndic bénévole afin de réduire substantiellement le coût des charges de copropriété. Est-ce si simple en réalité ?

Gérer soit même la copropriété suppose une certaine disponibilité, les missions du syndic sont assez nombreuses.  Le syndic bénévole doit tenir la comptabilité de la copropriété, il élabore le budget dont il suit l'exécution en effectuant les paiements des prestataires, et les appels de fonds auprès des copropriétaires à chaque début de trimestre. Si cela est nécessaire il doit également assurer le recouvrement des charges auprès des débiteurs (relance, mise ne demeure, sommation de payer...). Enfin la comptabilité suppose de répartir les charges entre tous les copropriétaires selon les modalités définies dans le règlement de copropriété. Le syndic bénévole représente la copropriété au quotidien, il lui appartient de souscrire les contrats de maintenances nécessaires voire obligatoire comme l'assurance immeuble. Il commande les travaux d'entretien et assure les rendez vous sur l'immeuble avec les entreprises. Il doit par ailleurs traiter les demandes et réclamations des copropriétaires. Le bénévole doit enfin organiser et animer les assemblées générales, il prépare la convocation des copropriétaires et assure la diffusion du procès verbal d'assemblée. Il doit enfin exécuter les décisions prises par l'assemblée.

La gestion bénévole nécessite d'avoir du temps à consacrer à cette tâche, ce temps peut être plus ou moins long en fonction du degré de complexité de gestion de l'immeuble. Ainsi en cas de gros travaux, la gestion administrative et technique peut se révéler plus ou moins compliquée et chronophage. Lorsqu'il y a des impayés à gérer, le traitement nécessite de connaitre les procédures de recouvrements et du temps supplémentaire de gestion. La comptabilité peut aussi nécessiter du temps lorsqu'il y a plusieurs clés de répartition des charges, les dépenses doivent être imputées dans les bonnes catégories de charges.

Plus l'immeuble est important et plus la gestion demande du temps, c'est la raison pour laquelle la gestion bénévole est plus adaptée aux petites copropriétés. Le nombre restreint de copropriétaires facilite la gestion pour le syndic bénévole, le travail administratif étant ainsi allégé. De même lorsque l’immeuble comporte peu d’entretien et d’éléments d’équipements communs.

Globalement, lorsqu’on souhaite gérer une copropriété de manière bénévole il est important de tenir compte de la complexité de gestion afin de ne pas aller droit au mur, en effet de nombreuses copropriétés sortent déçues de ce type de gestion particulière. Une petite copropriété sans travaux et sans impayés sera plus aisée à gérer qu’une petite copropriété avec de gros travaux et des contentieux d’impayés. Dans ce dernier cas, la gestion par un syndic professionnel peut s’avérer opportune, ne serait-ce que provisoirement, afin de solutionner les difficultés susceptibles d’être rencontrées dans le cadre de la gestion par le syndic bénévole.

Si une petite copropriété n’apparaît pas compliquée à gérer, la nomination d’un syndic bénévole peut alors être envisagée sereinement. Pour passer à ce système de gestion, il faut demander l’inscription à l’ordre du jour de la prochaine assemblée la nomination du syndic bénévole. A cet égard, il est recommandé d’établir un contrat de syndic type et de le joindre à la demande d’inscription citée ci-dessus. L’assemblée doit alors se prononcer sur la candidature à la majorité de l’article 25-1. Le syndic bénévole entre en fonction à compter de la désignation par l’assemblée générale.

Pour résumer, la gestion d’une copropriété en syndic bénévole est adaptée aux petites copropriétés qui n’ont pas de grandes problématiques (juridiques, techniques, administratives…) nécessitant les compétences d’un professionnel, et qui n’ont pas de nombreux équipements communs à gérer. Enfin il est à noter que la relation entre les copropriétaires est également décisive, il est plus facile de gérer une copropriété où les gens s’entendent bien que l’inverse.