Fiche synthétique: le contenu passé à la loupe

La loi Alur du 26 mars 2014 a créé une obligation pour le syndic d’établir et mettre à jour une fiche synthétique de copropriété regroupant les informations essentielles de la copropriété tant sur le plan technique que sur le plan financier et administratif. Un décret du 21 décembre 2016 fixe le contenu de cette fiche ainsi que ses modalités de consultation.

La fiche synthétique est établie par le représentant légal de la copropriété, il appartient donc au syndic de procéder à son établissement et de manière exceptionnelle à l’administrateur provisoire de la copropriété. Cette fiche doit être établie au plus tard dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal de la dernière assemblée générale, elle doit par ailleurs être mise à jour tous les ans dans les mêmes délais. Cette obligation du syndic entre dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble, il ne peut donc percevoir de rémunération spécifique pour la création et la tenue de la fiche.

L’obligation d’établissement d’une fiche synthétique ne concerne que les immeubles à destination totale ou partielle d’habitation. Les ensembles immobiliers de bureaux sont donc dispensés de cette obligation.

Le contenu de cette fiche est fixé par décret, les informations qui y sont exigées permettent aux copropriétaires ou aux tiers d’appréhender au mieux les caractéristiques et la situation du syndicat des copropriétaires. La fiche synthétique mentionne ainsi obligatoirement les informations suivantes (article 2 du décret) :

L'identification de la copropriété pour laquelle la fiche est établie :

• Nom d'usage, s'il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires
• Adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat)
• Numéro d'immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et date de dernière mise à jour des données d'immatriculation
• Date d'établissement du règlement de copropriété
• Le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du syndicat

 L'identité du syndic ou de l'administrateur provisoire ayant établi la fiche :

• Nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété
• Le cas échéant, numéro identifiant d'établissement (SIRET) du représentant légal
• Cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire)

 L'organisation juridique de la copropriété :

• S'il y a lieu, nature du syndicat (principal - secondaire/coopératif), résidence-services
• S'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires

Les caractéristiques techniques de la copropriété :

• Nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété
• Nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété
• Nombre de bâtiments
• Période de construction des bâtiments

 Les équipements de la copropriété :

• Type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d'énergie utilisée
• Nombre d'ascenseurs

 Les caractéristiques financières de la copropriété :

• En cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l'exercice comptable
• En cas d'exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l'assemblée générale :

1. dates de début et de fin de l'exercice et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes
2. montant des charges pour opérations courantes
3. montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles
4. montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres
5. montant des impayés
6. nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède le seuil fixé par l'arrêté du ministre chargé du logement mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation
7. montant du fonds de travaux

• Présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires

 La fiche synthétique doit permettre l’information des copropriétaires et des tiers sur la copropriété, ceux-ci sont donc en mesure de demander la communication de la fiche. Le décret prévoit deux modes de communication. La première possibilité est d’en faire la demande auprès du Registre National des Copropriétés (RNC), la fiche ainsi obtenue indique la date de délivrance par le RNC et mentionne que son établissement est fait sur la foi des déclarations faites par le représentant légal du syndicat des copropriétaires. L’autre possibilité est d’en faire la demande directement auprès du syndic de copropriété, dans ce cas la fiche synthétique communiquée doit indiquer la date de délivrance ainsi que le nom du syndic, sa signature et son cachet.

Outre l’information des copropriétaires, la fiche synthétique est avant tout un document d’information pour les tiers et notamment les acquéreurs potentiels. La fiche doit être annexée au compromis de vente, à défaut le délai de rétractation de 10 jours dont bénéficie l’acquéreur ne court pas. Par ailleurs, ce document doit permettre aux professionnels de la transaction de respecter les dispositions légales relatives à la publicité des annonces immobilières, les informations exigées étant toutes contenues dans la fiche synthétique.

Comme indiqué ci-dessus, la fiche synthétique constitue un document informatif de la plus haute importance, c’est pourquoi le législateur l’a donc assorti de sanctions en cas de carence dans l’établissement ou la communication. Le défaut de réalisation de la fiche synthétique constitue un motif légitime de révocation du syndic et l’absence de transmission dans un délai de 15 jours entraine l’application de pénalités financières déductibles des appels de charges du demandeur. Ces sanctions sont relativement graves et doivent permettre le bon fonctionnement de cette obligation d’établissement de la fiche.

L’entrée en vigueur de la fiche synthétique est prévue de manière progressive en fonction de la taille du syndicat des copropriétaires, elle est obligatoire à compter du :

• 31 décembre 2016 pour les copropriétés supérieures à 200 lots
• 31 décembre 2017 pour les copropriétés supérieures à 50 lots
• 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés

Une fois l’ensemble des syndicats de copropriétés assujettis à cette obligation, cela doit en principe permettre aux pouvoirs publics d’avoir une vision précise de l’ensemble des copropriétés françaises et d’établir des statistiques sur le parc immobilier en copropriété. L’idée est également de pouvoir prévenir les dysfonctionnements des syndicats afin de prendre les mesures nécessaires, notamment en cas de situation financière dégradée.